Fiscus: meer ruimte voor vergoeden werkplek thuis

Met een snelle internetverbinding en met andere goede IT-voorzieningen is thuiswerken een goed alternatief voor de dagelijkse gang naar kantoor. Veel werkgevers voelen de noodzaak om goede faciliteiten te bieden voor hun medewerkers. Maar hoe zit het met de fiscale kant van thuiswerken? Welke vergoedingen mag een werkgever volgens de nieuwste regels aan zijn werknemer verstrekken? 

Welke vergoedingen mag een werkgever volgens de nieuwste regels aan zijn werknemer verstrekken?

Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) rekende in juli 2020, enkele maanden na het begin van de coronacrisis, uit dat het een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost om thuis te werken. Dat lijkt een klein bedrag, maar voor iemand die fulltime werkt is dat op jaarbasis ruim € 440. Het gaat dan om extra verbruik van elektriciteit, water en gas en ook de kopjes koffie, het wc-papier en de afschrijving op het bureau en de stoel. Maar daarmee is de thuiswerker er nog niet. Want hoe zit het met kosten voor de techniek, voor de computer, de snelle internetverbinding en andere zaken die thuiswerken pas echt effectief maken?

Belastingdienst: nieuwe regels

Volgens recent ingevoerde regels van de Belastingdienst kunnen werkgevers vergoedingen en verstrekkingen geven of apparatuur ter beschikking stellen zonder dat daar belasting over hoeft te worden betaald. Dan gaat het om gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Er is wel een duidelijke voorwaarde. Deze zaken moeten voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. 

“Flink wat grote en kleine bedrijven hebben afspraken over zo’n thuiswerkvergoeding vastgelegd.”

Dat is bijvoorbeeld het geval als de voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Of als de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer. Ook voldoe je aan het criterium als is bepaald dat de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. 

Wat kan en mag?

Bij veel bedrijven studeren HR- en finance-deskundigen op wat kan en mag, binnen de nieuwe regels. CMweb, een online informatiebron die zich richt op controllers, wijst op de voorwaarde dat de voorzieningen noodzakelijk moeten zijn voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking. Dat zou betekenen dat de werkgever veel meer mag vergoeden dan desktops en laptops. Je kunt dan ook denken aan tablets, mobiele telefoons, smartphones en printers. Ook simkaarten, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen vrijgesteld zijn.

Werkgevers hebben van de fiscus meer ruimte gekregen om voorzieningen voor thuiswerken te vergoeden.

De internetverbinding die onder het noodzakelijkheidscriterium valt is inmiddels gericht vrijgesteld als hij ook privé gebruikt wordt. “Voorheen was dat alleen mogelijk als de verbinding een strikt zakelijk karakter had en volledig werd vergoed door de werkgever. Nu mag er ook sprake zijn van een gedeeltelijke vergoeding, waarbij de werknemer de kosten gedeeltelijk betaalt”, zo benadrukt CMweb. 

Daadwerkelijk gemaakte kosten

Werkgevers kunnen voor thuiswerkende medewerkers geld besparen als zij alleen daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoeden, zeggen experts van PWnet, een bekende vakpublicatie voor HR-professionals. “Deze besparing zou je kunnen inzetten voor een thuiswerkvergoeding. De rijksoverheid, een aantal banken en verzekeraars, de waterschappen en flink wat grote en kleine bedrijven hebben afspraken over zo’n thuiswerkvergoeding vastgelegd.” Meestal wordt in zo’n regeling vastgelegd wie mag thuiswerken, wanneer en hoe lang. En: wie wat betaalt en onderhoudt.

Thuiswerkregelingen in de maak

Het zal nog wel even duren voordat alle bedrijven zo’n thuiswerkregeling hebben. Volgens een onderzoek van Xpert HR onder 800 HR-leidinggevenden in Nederland is bijna de helft van hen niet van plan om een thuiswerkvergoeding te geven. Ongeveer een kwart geeft elke maand een bijdrage. En die varieert van 150 tot 500 euro. Ook ongeveer een kwart krijgt spullen van de baas: vooral een laptop of monitor. 

Bijna de helft van de bedrijfsorganisaties (48%) heeft volgens het onderzoek van Xpert HR nog helemaal geen beleid voor thuiswerken. Van de andere helft heeft 15 procent altijd zo’n beleid gehad; en 27 procent heeft het thuiswerkbeleid aangescherpt door de coronacrisis. 

Foto bovenaan: Bic (Wikimedia Commons)

Vragen over vergoedingen voor thuiswerken?

Op de website van de Belastingdienst vindt u antwoorden op vragen als ‘Ik betaal voor mijn werknemers hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken. Of ik geef hen een vergoeding voor hulpmiddelen die zij zelf kopen. Moet ik dit meetellen bij het belastbaar loon van mijn werknemers?’ 

En deze: ‘Ik geef mijn werknemers een vergoeding voor hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken en die zij zelf kopen. Deze hulpmiddelen voldoen nu aan het noodzakelijkheidscriterium. Als mijn werknemers na de coronacrisis weer op hun vaste werkplek werken, moet ik de vergoeding dan (deels) meetellen bij hun belastbaar loon?’

BusinessScan

Advies over uw digitale oplossingen

Beter en veiliger samenwerken met uw medewerkers? Slimmer bereikbaar zijn? Doe de Business Scan en krijg binnen 5 minuten gratis en vrijblijvend ICT-advies voor uw bedrijf.

Onderwerpen