De notaris van de 21e eeuw

Vroeger trok je je beste pak aan om naar de notaris te gaan. Tegenwoordig kun je thuis vanachter de laptop een samenlevingscontract regelen of een BV oprichten. Bij zo'n innovatieve aanpak hoort ook een nieuwe werkwijze.

Organisaties hebben tegenwoordig een keuze: aanpassen aan de digitale tijd of achterblijven. Onderzoek laat zien dat bijna twee derde van alle werkenden digitale innovatie als voorwaarde ziet voor het voortbestaan van hun bedrijf. Hermans & Schuttevaer Notarissen Mediators Adviseurs uit Utrecht is een organisatie die ervoor kiest om mee te veranderen. Naast hun eigen online praktijk was het kantoor een van de pioniers van de notarisservice via de HEMA. Nu werken ze samen binnen de landelijke groep De Echte Notaris om innovatie binnen de branche te stimuleren. Dit platform gebruikt de nieuwste technologie om notariële producten goedkoper, beter, sneller en gemakkelijker aan te bieden.

"Vanuit de samenleving en de zakelijke klant zie je een andere behoefte ontstaan", legt Jean-Paul Bolhaar, notaris en partner bij Hermans & Schuttevaer. "Een klant wil zaken kunnen regelen wanneer het hem uitkomt, ook 's avonds of in het weekend. Wij vinden dat je mee moet gaan met dergelijke behoeften. Daarom zijn wij ook overgestapt op flexibel werken." Medewerkers van Hermans & Schuttevaer kunnen werken waar ze willen: op kantoor, bij een klant maar ook thuis, als dat beter uitkomt. Bolhaar: "Dat is voor iedereen prettig. Soms werkt het gewoon sneller als je naast een klant gaat zitten met je laptop en stapsgewijs door een ingewikkeld stuk kunt lopen of als je thuis in alle rust een zwaar dossier kunt voorbereiden. Die flexibiliteit is ook fijn voor de vele jonge vaders en moeders die bij ons werken. Als een kind ziek is, kun je ook een dag thuisblijven en het werk in de avonduren oppakken. Er zijn slechts twee spelregels: je blijft bereikbaar en je zorgt ervoor dat het werk doorloopt."

Flexibel werken vraagt om een solide communicatie-infrastructuur. Dat heeft het notariskantoor volledig uitbesteed aan Vodafone. "Werken in de cloud is al een uitdaging voor een 'gewone' onderneming", licht Bolhaar toe. "Maar voor een notariskantoor als het onze is nog ingewikkelder. Onze systemen moeten compatibel zijn met die van tal van andere instanties, zoals de Belastingdienst en het Kadaster. Dat betekent dat je gebruikmaakt van zware applicaties. Daarnaast stellen we de allerhoogste eisen aan beveiliging: het kan niet zo zijn dat vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen. We vertrouwen dat daarom graag toe aan een partner die er echt verstand van heeft en ons 24/7 kan ondersteunen. Vodafone beheert onze volledige communicatie-infrastructuur." Er zijn slechts twee spelregels: je blijft bereikbaar en je zorgt ervoor dat het werk doorloopt.

De vernuftige techniek bewijst zijn waarde in de praktijk. Iedereen is onder een vast nummer bereikbaar en kan inkomende gesprekken zowel op een vast toestel als zijn mobiele telefoon aannemen. Gegevens zijn overal beschikbaar door in te loggen op de kantooromgeving. En overleggen doet men steeds vaker via Skype for Business: makkelijk voor de (zakelijke) klant die geen tijd heeft om naar kan kantoor te komen of voor overleg met een thuiswerkende collega. De inzet van video hierbij zorgt ervoor dat de communicatie ook gemakkelijker verloopt.

Om de online dienstverlening goed te ondersteunen, is er ieder weekend een notaris met bereikbaarheidsdienst. Zo kunnen klanten ook buiten reguliere kantoortijden vragen stellen en direct antwoord krijgen. Bolhaar: "Zelf vind ik het geen probleem als een klant 's avonds belt of in het weekend. Wel maken we dat bewust bespreekbaar binnen het team: iedereen moet zijn eigen grenzen kunnen aangeven. En natuurlijk moet je ook de wensen van het thuisfront in acht nemen."

Flexibel werken bevalt Hermans & Schuttevaer heel goed. "De productiviteit is toegenomen", geeft Bolhaar aan. "En iedereen waardeert de mogelijkheid om voor een groot deel zelf je work-life balans te bepalen. Je hoeft niet tussen 9 en 5 productief te zijn als eerder of later beter uitkomt. Als het werk het toelaat, kan het. Die verantwoordelijkheid pakt iedereen goed op. Vrijheid geeft immers ook eigenaarschap."

Hermans & Schuttevaer heeft een grote adviespraktijk op het gebied van commercieel vastgoed, familierecht en ondernemingsrecht. Er wordt gewerkt vanuit het uitgangspunt dat digitalisering kansen biedt. Samen met Vodafone heeft de organisatie een uitgekiende communicatie-infrastructuur gerealiseerd, die 24/7 wordt ondersteund. De volledige communicatie-infrastructuur is geoutsourced. Zo kan iedereen overal werken en klanten de flexibiliteit bieden die zij vragen.

Bovenstaand artikel is geschreven door NRC in opdracht van Vodafone.