Digitale werkplek

Digitaal werken betekent letterlijk ‘werken op basis van het binaire stelsel’; de nullen en enen die een computer gebruikt om gegevens op te slaan, te verwerken en te versturen. Digitaal werken is meer dan een e-mail versturen en documenten digitaal opslaan. Digitaal werken betekent dat je bedrijf zo is ingericht, dat medewerkers alles digitaal kunnen doen, waar en wanneer ze willen, met de juiste bestanden en programma’s altijd bij de hand en up to date. Met digitaal werken hoef je niet aanwezig te zijn op kantoor om je werk te kunnen doen, kun je samenwerken terwijl je allebei op een andere locatie bent en tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Voor digitaal werken heb je een digitale werkomgeving nodig.

Voor een digitale werkomgeving heb je nodig:

• Toegang tot het internet.
• Een Virtual Private Network (VPN): een versleutelde privéverbinding binnen een groter netwerk, bijvoorbeeld het internet. Zo kunnen medewerkers vanuit iedere gewenste locatie veilig verbinden met bedrijfssystemen en toegang krijgen tot applicaties en documenten.
• Online applicaties die je nodig hebt om jouw werk te doen. Welke dat zijn is afhankelijk van wat je bedrijf precies doet.
• Devices om op te werken. Dit kan bijvoorbeeld een computer of smartphone zijn.
• Een communicatieplatform zodat medewerkers gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Dit kan via e-mail, maar er zijn ook workspaces die communiceren gemakkelijker maken zoals Microsoft Teams of Slack.

De kosten van een online werkplek zijn afhankelijk van wat je bedrijf precies nodig heeft en het aantal medewerkers. Een online werkplek kost vaak een stuk minder dan een werkplek op kantoor, omdat je niet hoeft na te denken over het huren van kantoorruimte, schoonmaakkosten en kantoorartikelen, zoals printers en papier. De kosten van een online werkplek bestaan voornamelijk uit de kosten voor online applicaties en beveiliging. Vodafone Business heeft hiervoor een speciale mkb-bundel gemaakt: Hybride Vooruit. Zo ben je klaar voor de toekomst.

De cloud (afgeleid van cloudcomputing) is een netwerk waar allerlei computers op zijn aangesloten, waardoor er een soort ‘wolk van computers’ ontstaat. Wanneer je bestanden opslaat ‘in de cloud’ betekent dat meestal dat je de bestanden via het internet op elk gewenst moment, vanaf elke plek en elk apparaat kunt bekijken en bewerken. Je bestanden staat natuurlijk niet zomaar ergens in de lucht, maar zijn opgeslagen in de ‘wolk aan computers’ waarvan de eindgebruiker niet precies weet welke computers dat zijn of waar deze computers staan. De clouddienst beheert deze computers, waardoor je als gebruiker niet verantwoordelijk bent voor de gebruikte hardware, software en het onderhoud. 

De cloud werkt zo: een clouddienst beheert computers waar jij je gegevens kunt opslaan. Deze gegevens kun je via het internet op elk gewenst moment, vanaf elke locatie en elk apparaat bekijken en bewerken. Het enige wat je hiervoor nodig hebt is een internetverbinding en een apparaat waarmee je op het internet kan, bijvoorbeeld een computer of smartphone. Als eindgebruiker weet je niet precies waar ter wereld je gegevens staan opgeslagen. De clouddienst is verantwoordelijk voor de computers waar jouw gegevens op staan en zorgt ervoor dat je altijd toegang hebt.

De cloud wordt opgeslagen op ‘een wolk aan computers’. Deze computers vormen een groot netwerk en kunnen overal ter wereld staan. De meeste netwerken bevinden zich in datacenters: een gebouw dat speciaal is ingericht om onderdak te bieden aan vele servers (computers). Een datacenter is zo ingericht dat de computers hier veilig zijn. Er is airconditioning, noodstroomvoeding, automatische blussystemen en het pand wordt streng bewaakt. Wanneer je iets opslaat in de cloud weet je niet of je bestanden in Nederland in een datacenter worden opgeslagen, of misschien wel aan de andere kant van de wereld. Dit is ook niet relevant, want je hebt vanaf elke gewenste locatie direct toegang tot je gegevens.

Cloudopslag is heel veilig. Je bestanden staan opgeslagen in een beveiligd datacenter, waar er niets met je bestanden kan gebeuren. Wat wel een risico vormt, is de toegang tot je bestanden. Daarvoor ben je zelf verantwoordelijk. Cybercriminelen kunnen proberen toegang te krijgen door jouw inloggegevens te onderscheppen. Goede beveiliging is daarom belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor een sterk wachtwoord en gebruik tweestapsverificatie om te voorkomen dat iemand anders zomaar kan inloggen. Wees ook alert op phishing e-mails. Lees ook: Hoe herken je een zakelijke phishingmail?