Minder mensenwerk, daar wordt de zorg juist beter van

Robots. Slimme matrassen. Tovertafels. Bij Stichting Aafje betekent zorgverlening al heel wat meer dan alleen mensenwerk. Er wordt volop geïnnoveerd. Maar waar komt deze vernieuwingsdrang vandaan? En hoe hebben ze het voor elkaar gekregen? We vroegen het aan Nelson Ramos, manager ICT bij Aafje.

Aafje is een zorgverlener in de regio tussen Rotterdam en Dordrecht. 6.000 medewerkers en ruim 1.800 vrijwilligers zorgen voor 25.000 klanten. Hun motto: 'We willen niet de grootste zijn, wel de beste'. En dat lukt ze behoorlijk goed, gezien de klantevredenheidsscore van 8,5.

Was Aafje altijd al zo vernieuwend?

"Nee, we komen uit een vrij traditionele situatie. Een Citrix-omgeving, die alleen 'op kantoor' lokaal toegankelijk was. En dat werkt natuurlijk niet als je in de cloud wilt gaan werken. Dus we wisten dat we de nodige stappen moesten gaan zetten op weg naar anywhere, any place werken. Overigens, wat interessant is om te zien: in ons voordeel werkt dat wij als typische VVT-organisatie later begonnen zijn met digitaliseren dan de ziekenhuizen. Daardoor hebben we minder last van legacy. Dus we moesten wel veel stappen zetten richting de cloud, maar we hadden minder ballast."

Bekijk de video 'Samen digitaal vooruit met Aafje' - 20 minuten

Hoe zijn jullie begonnen?

"Helemaal in het begin zijn we gestart met de kantoorautomatisering. We hebben toen besloten om over te stappen naar Google Workspace. Vervolgens hebben we alle medewerkers tweefactor authenticatie aangeboden. Dus al onze businessapplicaties waren voortaan alleen nog op die manier toegankelijk. En dat maakte het leven al veel eenvoudiger. Vroeger hadden we vijf verschillende businessapplicaties, dus vijf accounts met even zoveel wachtwoorden. Dat werd toen allemaal single sign-on. Het resultaat: het werken werd eenvoudiger én veiliger."

"Zonder verbinding ben je nergens."

Welke inzichten heeft de digitale versnelling opgeleverd?

"Wij hebben zeventien huizen in de regio, twee zorghotels en meer dan vijftig thuiszorgteams, dus ga maar na. Al deze collega's lopen dagelijks in de wijk en gebruiken hun telefoons voor de routes, voor de cliëntendossiers, ze openen de deur met een app... We worden door de digitalisering dus steeds afhankelijker van de aangeboden systemen. Connectiviteit wordt dus essentieel. Zonder verbinding ben je nergens."

Zorginstelling Aafje

"En dan gaat het niet alleen om faciliteren en efficiency, maar juist ook om de kwaliteit van het werk. Wij gebruiken bijvoorbeeld dubbele medicatiecontrole. Bij risicovolle medicatie zet de medewerker de voorgestelde medicijnen in de appgroep en dan kunnen meteen twee andere medewerkers de juistheid controleren. Zo werken we efficiënter, maar zeker ook veiliger. De kwaliteit van onze zorg gaat dus omhoog."

Kun je wat meer vertellen over de technische kant?

"Ons netwerk is gebaseerd op SD-WAN. Alle locaties zijn hiermee verbonden. Het systeem is centraal gericht naar ons datacenter, maar we hebben ook local breakouts gerealiseerd. Concreet heeft dat als voordeel dat niet alle diensten via ons datacenter hoeven te lopen. Steeds meer kan rechtstreeks in de cloud afgehandeld worden. We hebben dus een hybride oplossing, maar op termijn gaan we misschien zelfs ons hele datacenter afbouwen. Onze gefaseerde aanpak maakt het makkelijker om dit soort ontwikkelingen stap voor stap te doorlopen."

Hoe kijkt u terug op de samenwerking met Vodafone Business?

"De keus voor Vodafone Business hebben we gemaakt op twee gronden: kostentechnisch en functioneel. Daarbij verliep de samenwerking van begin af aan prima. Goede afstemming, goede wisselwerking. Er werd zeker niet altijd direct ja gezegd op al onze vragen, we werden ook gechallenged. Het hele traject, van aanbesteding tot en met daadwerkelijke migratie, is soepel verlopen. Bestaande verbindingen zijn zo veel mogelijk opgenomen in de nieuwe oplossing, om desinvestering te minimaliseren. Zo is een mooi integraal netwerk ontstaan en kunnen we weer jaren vooruit."

Zorginstelling Aafje

Tips voor andere organisaties?

"Drie dingen. Ten eerste: nog voordat we een handtekening onder het project gezet hadden, hebben we een uitgebreide verkenning gedaan. Met een groot projectteam, zowel van onze kant als van Vodafone Business, om elkaar goed te leren kennen en te begrijpen. Dat heeft flink geholpen in de hele rest van het traject. Ten tweede, draagvlak creëren op alle niveaus. Zorgen dat medewerkers én leidinggevenden, tot en met het bestuur, snappen wat je gaat doen. En nummer drie: de rol van communicatie is cruciaal. Als je een complete Google-migratie gaat doen en je gaat tweeduizend simkaarten vervangen, dan is je communicatie behoorlijk essentieel. Je zult steeds heel goed moeten uitleggen wat de plannen zijn, wat mensen kunnen verwachten. En bij nieuwe toepassingen moet je ze weer meenemen en op weg helpen. Blijven communiceren, dus."

Is de digitale versnelling voor Aafje nu afgerond?

"Echt niet, voor mijn gevoel zijn we pas net begonnen. Ik zie nog zo veel in een hoog tempo op ons afkomen. Sowieso verdergaande samenwerking in de keten, met name bij de overdracht van ziekenhuis naar VVT en terug. Daar gebeurt nu nog veel op papier, en dat zal zeker verder digitaliseren. Maar ook de ontwikkelingen op het gebied van Internet of Things. We hebben nu al slimme sensoren en robots. Of neem bijvoorbeeld onze tovertafels, daarmee kunnen bewoners herinneringen ophalen door beelden op te roepen uit het verleden. Maar denk ook aan verpleegoproepsystemen, domotica, leefcirkels, en zelfs slimme matrassen en slimme luiers... Een steeds groter deel van het werk wordt niet door mensen gedaan. En dat gaat alleen maar meer worden."

Vrijblijvend gesprek met een specialist

Weten hoe uw organisatie efficiënter kan werken door digitalisering? Laat u terugbellen door onze accountmanager.

Minder mensenwerk, daar wordt de zorg juist beter van

Wie hybride werken voor zich laat werken, laat zijn medewerkers excelleren

Bijgaande oplossingen zijn te combineren.

De telefooncentrale in de cloud.

Uw telefoons gekoppeld aan Microsoft Teams. 

De beste software voor kantoor.