Wees spookfacturen en andere factuurfraude te slim af (met tips)

Terwijl u zich in uw bedrijf concentreert op groei, het managen van medewerkers en het tevreden houden van klanten, ligt er een andere bedreiging op de loer – fraude! En het gaat niet alleen om cybercriminaliteit zoals hacken en het stelen van gegevens. Valse facturen en fraude met facturen kunnen uw zuurverdiende geld wegsluizen en de relatie met uw leveranciers schaden.

Factuurfraude varieert van spookfacturen - het in rekening brengen van niet-bestaande producten of diensten - tot het vullen van facturen met niet uitgevoerd werk of overdreven kosten. Fraudeurs kunnen ook dubbel factureren door u twee keer te laten betalen voor dezelfde dienst of zelfs facturen dupliceren. 

Ze kunnen zich ook voordoen als leveranciers door nepbedrijven op te richten met vergelijkbare namen, of kleine wijzigingen aanbrengen in echte facturen, zoals het veranderen van een cijfer op bankrekeningen of telefoonnummers, of het wijzigen van domeinnamen van websites om betalingen om te leiden. Fraudeurs vertrouwen op uw vertrouwen en drukke bedrijven – vooral mkb-bedrijven – hebben misschien niet de tijd, de middelen of de mensen om grondige controles uit te voeren. 

Meer achtergronden: 'De nachtmerrie van elke ondernemer: factuurfraude'

Het goede nieuws is dat verschillende rode vlaggen effectief kunnen wijzen op fraude met facturen en rekeningen, zoals:

Onverwachte kosten voor producten of diensten die u niet hebt besteld of die u zich niet kunt herinneren.

Vage factuurbeschrijvingen of onbekende bewoordingen. Legitieme facturen moeten duidelijk aangeven voor welke diensten of producten je wordt gefactureerd.

Ongewoon hoge kosten. Vergelijk uw huidige factuur met facturen uit het verleden voor dezelfde dienst of hetzelfde product. Een plotselinge prijsstijging kan een poging zijn om de factuur op te vullen.

Druk om onmiddellijk te betalen. De meeste leveranciers bieden een betalingstermijn aan. Wees voorzichtig als leveranciers druk uitoefenen om een factuur onmiddellijk te betalen, vooral als ze nieuw zijn.

Beperkte of inconsistente contactinformatie kan een teken zijn van een nepbedrijf. Hebben ze een website? Is hun telefoonnummer afgesloten of gaat het rechtstreeks naar de voicemail? 

Belangrijk om te weten: 'Wat te doen bij phishing in uw bedrijf?'

Er zijn nog verschillende stappen die u kunt nemen om uzelf te beschermen. Technologie kan een krachtig wapen zijn in de strijd tegen facturerings- en factuurfraude en hoeft helemaal niets te kosten. Denk aan:

Geautomatiseerde controlesystemen - Deze scannen voortdurend transacties in realtime en maken gebruik van slimme patroonherkenning om iets ongewoons of verdachts op te sporen voordat uw bankrekening erdoor leegloopt. Bovendien kunnen ze veel gegevens verwerken, dus ze zijn perfect voor bedrijven die snel groeien.

Veilige betalingsplatforms - Met functies zoals end-to-end encryptie en two-factor authenticatie voegen deze digitale betalingssystemen extra beveiligingslagen toe die verder gaan dan een wachtwoord. 

Blockchain-technologie - Blockchain is een veilig systeem dat een record bijhoudt van alle facturen en betalingen die voor uw bedrijf worden gedaan. Elke transactie wordt geverifieerd door een netwerk van computers, waardoor deze permanent en zichtbaar is voor alle betrokkenen. Dit zorgt ervoor dat betalingen snel en nauwkeurig worden verwerkt. Als gevolg hiervan kan blockchain de veiligheid verbeteren, kosten helpen verlagen en de efficiëntie bij het verwerken van betalingen verhogen.

Geautomatiseerde factuurverwerkingssystemen - Deze stroomlijnen het hele factuurbeheerproces, waarbij facturen automatisch worden gematcht met inkooporders en ontvangstbewijzen en inconsistenties worden gesignaleerd voor een efficiënte en nauwkeurige afhandeling.

Interessant: 'Onderzoek: succesvolle bedrijven nemen security serieuzer'

Buiten technologie zijn er nog andere eenvoudige en praktische maatregelen: 

Interne controles - Implementeer een goedkeuringssysteem met twee personen waarbij één persoon de inkooporder vergelijkt met de factuur en de tweede persoon controleert of de leverancier echt is en de betaling goedkeurt. Voeg voor grotere facturen de goedkeuring van een senior medewerker toe. Voor een extra laag van controle en veiligheid kun je goedkeuringstaken door het team laten rouleren.

Houd facturen in de gaten - Laat facturen zich niet opstapelen. In de haast worden fouten gemaakt, dus vergelijk ze regelmatig met PO's op juistheid. Automatiseringssoftware voor crediteuren kan dit proces stroomlijnen en afwijkingen efficiënter opsporen.

Doe uw onderzoek - Onderzoek nieuwe leveranciers altijd grondig. Onderzoek ze online, controleer beoordelingen, zorg ervoor dat hun website echt is en bevestig contactgegevens.

Train uw team - Informeer werknemers over het herkennen van mogelijke fraude en veelvoorkomende rode vlaggen. Houd een papieren spoor bij - Bewaar altijd kopieën van inkooporders, facturen, ontvangstbewijzen en andere relevante documenten voor een waardevol papieren spoor in geval van een geschil of onderzoek.

Voer regelmatig audits uit van uw betalingsprocessen - Zo brengt u eventuele zwakke punten aan het licht en kunt u de beveiliging aanscherpen.

Blijf op de hoogte - Fraudeurs passen hun tactieken voortdurend aan. Blijf op de hoogte van de nieuwste fraudeconstructies met facturen en facturen door gespecialiseerde organisaties zoals de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) te volgen, je te abonneren op vakpublicaties of relevante webinars bij te wonen.

Fraude met facturen en facturen kan ernstige schade toebrengen aan uw bedrijf. Criminelen kunnen zo uw geld wegsluizen en uw reputatie schaden. Door de risico's te begrijpen en deze eenvoudige preventieve maatregelen te implementeren, kunt u uw bedrijfsresultaten beschermen.

Meer weten? Lees 'De 8 meest gemaakte fouten bij security kleine bedrijven'