Microsoft Copilot: zo bespaart u vele uren per week met AI in 365

Copilot is de ingebouwde AI-assistent in Microsoft 365. Uniek aan deze AI-tool is dat u die veilig toegang kunt geven tot eigen bedrijfsdata. In tegenstelling tot externe AI-tools kan Copilot meedraaien in Word, Excel, Outlook, Teams en PowerPoint. Of in Microsoft Graph, waarmee het toegang krijgt tot documenten, e-mails, agenda’s en vergaderingen waartoe u al rechten heeft. Dan kan Copilot teksten schrijven, samenvatten, analyses uitvoeren en nieuwe ideeën aandragen.  Technisch bestaat Copilot uit drie lagen:

• De prompt-engine. Dit is de laag die uw vraag (de prompt) omzet naar een AI-instructie
• AI-modellen (LLM’s): dit is de kern van AI, hier wordt het antwoord op uw vraag (prompt) gegenereerd
• Beveiliging die zorgt dat alleen data gebruikt wordt waartoe u al toegang heeft 

Tip: Microsoft belooft dat bedrijfsdata nooit wordt gebruikt om AI-modellen te trainen. Ook valt u als Europese gebruiker binnen de EU Data Boundary, dus blijft data zoveel mogelijk binnen Europese datacenters. 

Bedrijven die Copilot gebruiken, krijgen meer voor elkaar in minder tijd, bieden hogere kwaliteit en komen sneller tot besluiten. Uit een studie door Forrester blijkt dat Copilot bij mkb-bedrijven zorgt voor 132% tot 353% hogere ROI. Dat zijn zowel extra euro’s als medewerkers die veel minder uren nodig hebben voor hun taken, minder correctierondes en veel meer focus op kwaliteit. Copilot creëert waarde dankzij:

• Tijdswinst: routinetaken zoals e-mails opstellen, notulen schrijven of documenten samenvatten kosten minder tijd.
• Kwaliteit: communicatie in een consistente stijl, zonder fouten.
• Besluitvorming: Copilot kan data uit Excel analyseren en trends tonen.
• Innovatie: sneller brainstormen met meer creatieve productideeën.
  

Twee scenario’s laten zien hoe mkb-bedrijven met Copilot sneller offertes uitbrengen en hoe er binnen een paar minuten inzicht ontstaat in de financiële situatie.

Scenario 1: Vlotter offertes uitbrengen - Denk aan een IT-bedrijf met 30 medewerkers, waar gemiddeld 15 offertes per maand worden opgesteld. Het verkoopteam gebruikt standaard templates, maar moet die regelmatig nog flink aanpassen. Dat leidt tot vertraging.

Met Copilot:

• Laat een medewerker in Excel prijsinformatie verwerken en worden verschillende scenario’s berekend voor de offerte, zoals maand- en jaarabonnementen voor de offerte.
• Opent de verkoper daarna in Word het standaarddocument voor offertes en typt: ‘Vul deze offerte aan voor klant X, inclusief een sectie over cybersecurity en een samenvatting van de voordelen ten opzichte van concurrent Y.’ Copilot stelt de ontbrekende paragrafen voor.
• Laat de medewerker uiteindelijk in Outlook een begeleidende mail opstellen: ‘Stel een korte, persoonlijke e-mail op bij deze offerte, waarin we benadrukken dat we 24/7 support leveren.’
• Dit betekent dat een offerte binnen één dag de deur uit kan, in plaats van binnen drie.

Ook interessant: 'ChatGPT: 8 vragen over deze zakelijke game changer'

Scenario 2: Sneller inzicht in de financiën - Een retailer met vijf winkels wil elke maand een financieel overzicht zien met de omzet, marge en voorraad. De eigenaar besteedt normaal 6 uur per maand aan het maken van Excel-rapporten. 

Met Copilot:

• Vraagt de ondernemer in Excel: ‘Maak een overzicht van de omzet per winkel in de laatste drie maanden en toon in een grafiek welke locatie het hardst groeit.’ Copilot genereert direct de grafiek.
• Prompt de eigenaar vervolgens een analyse: ‘Geef drie redenen waarom de marge in vestiging Utrecht lager is dan in de andere winkels, gebaseerd op de gegevens in dit bestand.’ Copilot analyseert de data en deelt hypotheses (bijvoorbeeld hogere personeelskosten of kortingen).
• Kan Copilot een samenvatting genereren: ‘Vat dit rapport samen in drie alinea’s voor een managementmeeting, met concrete aanbevelingen.’ Copilot schrijft een executive summary.De eigenaar heeft binnen 15 minuten de inzichten die normaal gesproken een halve dag werk kostten. Bovendien helpt het om beter onderbouwde besluiten te nemen.  

Copilot heeft sterke privacy maatregelen ingebouwd. Tegelijkertijd blijft het belangrijk om als ondernemer zelf de governance goed te regelen. In iets meer detail:

• Microsoft garandeert dat het nooit bedrijfsdata (prompts, antwoorden en documenten) gebruikt om AI-modellen te trainen. De informatie blijft altijd binnen uw tenant. Daarnaast krijgt Copilot alleen toegang tot gegevens waar een gebruiker al toegang toe heeft. Als een medewerker geen rechten heeft in SharePoint, zal Copilot die documenten ook niet tonen of verwerken.
• Voor Europese gebruikers geldt dat data binnen de EU verwerkt wordt, in lijn met de AVG. Microsoft heeft de EU Data Boundary uitgerold, om data residency te garanderen.
• Verder kunnen beheerders instellen of Copilot toegang heeft tot openbare webbronnen (via Bing). Ook kunnen zij logging aanzetten en beleid instellen om misbruik te voorkomen.
• Tip: doe een Data Protection Impact Assessment (DPIA). Breng daarmee vooraf de risico’s in kaart en hoe die worden afgedekt. Juridisch adviseurs adviseren dat altijd te doen bij het gebruik van AI-tools die persoonsgegevens verwerken.

Naast de voordelen kent Copilot voor mkb-bedrijven ook een paar uitdagingen. Dit zijn de belangrijkste:

• Blind vertrouwen op output - Copilot kan hallucineren, net als iedere andere AI-tool. Dat leidt tot plausibele, maar onjuiste informatie. Let bijvoorbeeld op als er cijfers worden afgerond of als teksten juridische waarde hebben. Zonder controle kan dat leiden tot fouten, met reputatieschade of verkeerde beslissingen tot gevolg.
• Gebrekkige datakwaliteit - ‘Garbage in = garbage out’, ook bij AI. Zijn documenten in SharePoint rommelig geordend? Of bevatten Excel-bestanden fouten? Dan neemt Copilot dat mee in de analyse. Dat kan leiden tot inzichten van matige kwaliteit.
• Te snelle uitrol - Bedrijven die Copilot direct breed uitrollen, lopen tegen weerstand en chaos aan. Medewerkers weten niet hoe ze prompts moeten schrijven of raken gefrustreerd bij foutieve output. Plan liever een pilotfase en geef medewerkers training om ermee te gaan werken. 

Begin klein, bijvoorbeeld met het leren prompten voor AI. Dan ontstaan er allerlei kansen om uw bedrijf met AI sneller te laten groeien.

Denkt u over de inzet van Copilot? Wilt u meer details of gaat u graag snel aan de slag? Verder lezen.