Telefonie en meer in Teams: productiever vanuit één oplossing

De oplossing is er al, omdat zowel het vaste als mobiele nummer geïntegreerd kan worden in Microsoft Teams. Met Vodafone Calling in Teams komt het allemaal samen. Teams werkt zoals veel organisaties het dagelijks gebruiken, plus de mogelijkheid om via de vaste of mobiele lijn te bellen. Zonder losse apps en zonder toestelwissels of overschakelen. Overzichtelijk en gemakkelijk. Benieuwd hoe dat werkt? Wij leggen het uit. 

Wie Teams al dagelijks gebruikt, zal merken dat Vodafone Calling een logische volgende stap is. Waarom zou u nog schakelen tussen een app voor videobellen, een toestel met een mobiel contrast en een los systeem voor de vaste lijn?Denk bijvoorbeeld aan een installatiebedrijf, met twaalf medewerkers. De binnendienst werkt op laptops, uiteraard voorzien van Teams. De monteurs van het bedrijf zijn veel onderweg, en bereikbaar via hun mobiel. Door alle lijnen aan elkaar te koppelen werkt het geheel een stuk eenvoudiger.

Als een klant belt, komt het gesprek voortaan binnen via Teams, meteen bij de juiste collega. Andersom is het mogelijk om een nummer te kiezen om mee uit te bellen, gewoon vanuit dezelfde applicatie. Dat betekent dat de belervaring voor klanten hetzelfde blijft. Voor medewerkers werkt het ondertussen een stuk eenvoudiger. "Of u nu thuiswerkt, onderweg bent of op kantoor zit. Met Teams Phone bent u altijd bereikbaar op hetzelfde nummer. Dat geeft rust voor medewerkers en continuïteit voor klanten,” stelt Microsoft.

Lees ook: 'Klantcontact: onderzoek levert 10 gouden regels op'

We spraken een teamleider bij een softwarebedrijf, die al langer pleitte voor deze integratie. Omdat een telefoontje voor velen een kleine handeling lijkt, maar switchen altijd meer moeite kost dan medewerkers denken. Wie moet schakelen tussen apparaten of apps verliest heel even de focus. “Ik was steeds bezig met schakelen, opzoeken, bellen, weer terug naar Teams. Het voelde versnipperd.”Nu Teams en bellen zijn geïntegreerd is de rust teruggekeerd. De gesprekken komen direct binnen in de app. Mét naamherkenning als het contact al bekend is, net als hoe we dat op onze mobiele telefoons gewend zijn. Vervolgens is het veel eenvoudiger om een follow-up afspraak te plannen, notities te maken en ondertussen te bekijken of er een collega beschikbaar is om iets over te nemen. Allemaal op één plek, dus veel eenvoudiger. 

Wie er het meeste voordeel van hebben zijn de collega’s die hybride werken. Deels thuis en deels op kantoor, bijvoorbeeld. Zij zijn voortaan altijd bereikbaar onder één nummer, waar ze op dat moment ook zijn. Dat voorkomt een wirwar aan voicemailberichten (of geen reactie), en dus verwarring bij klanten. Andersom werkt het intern een stuk overzichtelijker. Dat betekent dat het voor het bedrijf beter werkt, terwijl het zorgt voor een meer professionele uitstraling naar klanten en andere relaties toe. Microsoft zegt daarover: "De overstap naar bellen in Teams is geen ingrijpende migratie, maar wel een kans om het communicatieproces fundamenteel te verbeteren. Door goed te inventariseren en slim te integreren, ontstaat één overzichtelijk platform dat klaar is voor hybride werken."

Traditionele telefonie werkt in veel gevallen goed. Zelfs via ISDN of een analoge elijn. De systemen zijn al jaren in gebruik, en hebben waarschijnlijk nooit echt problemen gegeven. Maar, wat als ‘prima’ niet langer goed genoeg is? Omdat er kansen liggen om het beter te doen? Sneller, dankzij de integratie van diensten?Dat ervoer ook een technisch adviesbureau. De zes medewerkers belden via de ISDN-aansluiting, met toestellen op alle bureaus. Na de verhuizing werd ervoor gekozen om hybride te gaan werken, dus ook gedeeltelijk thuis. Het bedrijf liep vast op de telefonie, omdat het traditionele model daar niet meer goed bij paste. "In het mkb draait het om flexibiliteit, bereikbaarheid en schaalbaarheid. Met bellen via Teams beschik je over een toekomstbestendige oplossing die eenvoudig beheerd kan worden en meegroeit met je bedrijf,” voegt Microsoft toe.  

Inmiddels zijn telefonie en Teams samengekomen. Dat betekent dat het hele team via de app kan bellen. Vanuit iedere plek in Nederland en zelfs onderweg. Altijd met hetzelfde herkenbare nummer, met één voicemail en één systeem. Klanten merken geen verschil. Dat wil zeggen, behalve dat ze veel sneller de juiste persoon aan de lijn hebben. Dat geeft rust in de bedrijfsvoering. 

Lees verder: 'Klantcontact verbeteren? Tips, adviezen en 2 checklists'

Misschien heeft u uw bedenkingen, bij overstappen naar bellen in Teams. Dat geldt voor veel ondernemers, tót ze het zelf ervaren. Zoals een eigenaar van een financieel adviesbureau, waar al jaren werd gewerkt met vaste toestellen. “Iedereen wist hoe het werkte, het gaf een gevoel van controle.” Het begon te knellen, omdat medewerkers steeds vaker thuis werkten of bij klanten langsgingen. Op de vaste lijnen waren ze dan onbereikbaar, en doorschakelen ging vaak mis. De mobiele nummers werden ingezet als workaround, maar dat leidde tot verwarring bij klanten.Een aantal uitdagingen werkten vertragend. ‘Moeten we alles omgooien’? ‘Raken we onze nummers kwijt’? ‘Krijgen we er wéér een app bij?’  

In de praktijk bleek het eenvoudiger dan gedacht. Er werd in kaart gebracht wie welke toestellen gebruikten, welke lijnen belangrijk waren en welke nummers behouden moesten blijven. Vervolgens werd Microsoft Teams gekoppeld aan het telefonienetwerk. Klanten merkten er niets van, en de vaste toestellen verdwenen van de bureaus."Veel ondernemers denken dat overstappen complex is. Maar in de praktijk blijkt het verrassend eenvoudig. Met de juiste partner en een helder stappenplan is bellen via Teams sneller geregeld dan je denkt,” besluit Microsoft. 

Meer weten over klantcontact: 'Learnings: 26.000 klantcontacten per dag'

Kan ik mijn huidige telefoonnummer blijven gebruiken?
Ja, het is mogelijk om het huidige nummer te behouden. Dat geldt zowel voor vaste als mobiele nummers. Klanten bellen gewoon met hetzelfde vertrouwde nummer (en worden ook door dat vertrouwde nummer gebeld).

Heb ik extra software nodig?
Nee, er is geen extra software nodig naast de bestaande Teams-omgeving.
Het gaat om een integratie van bestaande diensten, zonder benodigde extra’s.

Is dit ook geschikt voor mobiel bellen?
Ja, Vodafone koppelt zowel vaste als mobiele nummers aan Teams. 
Handig voor medewerkers die veel onderweg zijn, of zowel een vast als een mobiel nummer gebruiken. Wie uitbelt kan zelf kiezen welk nummer de klant te zien krijgt.