Zo automatiseert u administratieve taken met AI – en bespaart u tijd

Van gegevensinvoer tot het maken van facturen, AI kan op vele manieren worden gebruikt. De sleutel tot het automatiseren van administratieve taken met behulp van AI is een systematische aanpak. In plaats van alles in één keer te automatiseren, is het een goed idee om uit te zoeken waar AI u de meeste tijd kan besparen. Controleer uw huidige processen, stel prioriteiten op basis van impact en rol vervolgens geleidelijk nieuwe tools of processen uit.

Als u dus tijd wilt besparen en efficiëntere manieren van werken wilt creëren, laten we dan eens kijken hoe u administratieve taken kunt automatiseren met behulp van AI.

Het automatiseren van administratieve taken is een van de meest voorkomende toepassingen van AI voor mkb-bedrijven. En: misschien ook wel de zaken waarmee u de meeste tijd en geld kunt besparen. 

Bedrijven kunnen taken op twee manieren automatiseren: eenvoudige automatisering volgens basisregels (zoals het automatisch archiveren van e-mails in mappen) of AI-gestuurde automatisering die complexere taken aankan (zoals het begrijpen van vragen van klanten en het voorstellen van antwoorden).Hoe kunt u taken automatiseren?

E-mailbeheer en automatisering van reacties

U kunt het schrijven en beheren van e-mails automatiseren met behulp van AI-tools voor taken zoals:

• E-mails schrijven: in plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kan AI passende antwoorden op e-mails voorstellen, waardoor de reactietijd wordt verkort. Het kan ook volledig nieuwe berichten opstellen op basis van korte prompts.
• E-mailfiltering: categoriseer inkomende e-mails op basis van inhoud, afzender en urgentie om onderscheid te maken tussen belangrijke berichten en minder belangrijke berichten.
• Automatische reacties: maak slimme sjablonen die automatisch kunnen reageren op veelgestelde vragen, zodat uw team zich kan concentreren op belangrijke taken. AI kan inkomende e-mails analyseren en passende reacties voorstellen of zelfs vooraf goedgekeurde antwoorden sturen voor veelgestelde vragen.
• Follow-up-e-mails: stel geautomatiseerde follow-up-reeksen in voor verschillende scenario's, zoals vragen van klanten en verkoopkansen. 

Aanbevolen tools:

• Microsoft 365 met Copilot: uw alles-in-één AI-assistent voor efficiëntere e-mails, inclusief het opstellen van e-mails, slimme antwoorden, vergaderverslagen en het prioriteren van e-mails.
• Boomerang Respondable voor Gmail: een persoonlijke AI-assistent voor het schrijven van betere e-mails. Hiermee kunt u ook e-mails inplannen voor later, reacties bijhouden en automatisch follow-up geven op e-mails.
• Klaviyo: een AI-aangedreven e-mailmarketingplatform dat precies bouwt wat u nodig hebt, inclusief flows, e-mailinhoud en onderwerpen, en het versturen van e-mails op precies het juiste moment.
  

Ook interessant: 'ChatGPT: 8 vragen over deze zakelijke game changer'

Afspraken boeken en agendabeheer  

Verminder onnodige heen-en-weer-communicatie bij het plannen van vergaderingen met eenvoudige automatiseringen, zoals: 

• Eenvoudiger boeken: laat klanten afspraken plannen op basis van uw realtime beschikbaarheid, met automatische bevestigingen en herinneringen.
• Intelligente planning: AI-tools kunnen meerdere agenda's analyseren (inclusief tijdzones, bestaande vergaderingen en voorkeuren) om automatisch de beste tijden voor vergaderingen voor te stellen.
• Voorbereiding van vergaderingen en notulen: verzamel automatisch relevante documenten, eerdere communicatie en achtergrondinformatie ter voorbereiding op aankomende vergaderingen, en maak automatisch notulen tijdens de vergadering en verspreid deze achteraf. 

Aanbevolen tools: 

• Microsoft 365 met Copilot: Vat automatisch belangrijke informatie uit e-mails en eerdere vergaderingen samen met Copilot, de AI-aangedreven assistent van Microsoft.
• Clockwise: een AI-agenda-assistent die automatisch het beste team voor het hele team vindt, vergaderconflicten voorkomt en op basis van uw voorkeuren gerichte tijdsblokken creëert voor diepgaand werk.
• Otter.ai: een krachtige AI-tool die AI-aangedreven vergadertranscriptie, samenvattingen en actiepunten identificeert.

Facturen aanmaken en betalingen bijhouden  

Financiële administratie kan veel tijd in beslag nemen voor kleine bedrijven, maar AI kan de meeste taken stroomlijnen door middel van automatisering, waaronder: 

• Facturering: maak automatisch facturen op basis van voltooid werk, tijdregistratiegegevens of projectmijlpalen.
• Betalingen bijhouden en opvolgen: automatische workflows instellen om de betalingsstatus te controleren, herinneringen te versturen en achterstallige rekeningen te escaleren.
• Verwerking van onkosten: categoriseer onkosten automatisch, haal gegevens uit bonnen en koppel transacties aan de juiste rekeningen.
• Financiële rapportage: genereer automatisch rapporten, compileer gegevens en benadruk belangrijke statistieken en trends. 

Aanbevolen tools: 

• QuickBooks Intuit Assist: een AI-agent die u helpt bij het categoriseren van uitgaven en facturen, het automatiseren van facturen en het bijhouden van betalingen om de afstemming aan het einde van de maand te versnellen.
• Xero: deze boekhoudtool bevat AI-aangedreven functies. Bankafstemmingen worden aangedreven door machine learning, automatisch invullen van formulieren helpt bij het versnellen van onkostendeclaraties en diepgaande inzichten zorgen voor krachtigere rapportages.
• Vic.ai: AI-aangedreven boekhoudplatform dat facturering automatiseert, bedrijfsuitgaven beheert om handmatig werk te verminderen en het goedkeuringsproces te versnellen.
  

Documentarchivering en -organisatie 

Documentbeheer lijkt misschien niet het grootste probleem, maar de minuten die per teamlid worden bespaard, kunnen echt oplopen. Manieren om uw documentarchivering en -organisatie te automatiseren zijn onder meer: 

• Automatische documentclassificatie: AI-tools kunnen documenten analyseren en ze automatisch sorteren in relevante mappen op basis van de inhoud, klant, project of andere criteria.
• Versiebeheer en samenwerking: AI-systemen kunnen documentwijzigingen bijhouden, versies beheren en relevante teamleden automatisch op de hoogte brengen van updates.
• Slimme documentcreatie: AI kan automatisch routinematige documenten zoals contracten, voorstellen of rapporten genereren met behulp van sjablonen en gegevens uit uw bestaande systemen, waardoor handmatige documentcreatie voor standaardprocessen overbodig wordt. 

Aanbevolen tools: 

• Microsoft 365 met Copilot: krijg AI-gestuurde inzichten over documenten, evenals automatische classificatie, intelligent zoeken en het genereren van inhoud.
• Google Workspace met Gemini: de volgende generatie AI van Google is geïntegreerd in Google Workspace-producten, waardoor AI-gestuurde zoekfuncties, geautomatiseerde organisatie en intelligente samenwerkingsfuncties mogelijk zijn.
• Adobe Acrobat AI Assistant: Deze AI-assistent biedt intelligente documentverwerking, beantwoordt vragen over PDF's en biedt AI-gestuurde documentanalyse en -samenvatting.
  

Lees verder: ‘8 slimme AI-apps voor ondernemers’

Gegevensinvoer en formulierverwerking 

Gegevensinvoer is een van de gemakkelijkst te automatiseren administratieve taken – en waarschijnlijk ook een taak waarbij u het grootste effect zult zien. Enkele van de taken die u kunt automatiseren zijn: 

• Optische tekenherkenning (OCR): gebruik machine learning om gedrukte of handgeschreven tekst uit afbeeldingen en pdf's te halen, zodat je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
• Formulierverwerking: haal automatisch relevante informatie uit formulieren, zelfs als deze niet-standaardformaten gebruiken.
• Gegevensvalidatie: AI-tools kunnen inconsistenties, fouten en duplicaten in datasets identificeren en problemen automatisch corrigeren.
• Cross-platform synchronisatie: Controleer automatisch gegevens op verschillende platformen en databases om ervoor te zorgen dat ze consistent zijn, waardoor er minder handmatig afstemmingswerk nodig is. 

Aanbevolen tools:

• Zapier: AI-aangedreven automatiseringsplatform dat duizenden apps met elkaar verbindt met intelligente workflowcreatie, AI-agents en slimme gegevensverwerkingsmogelijkheden.
• Automation Anywhere: verwerk complexe documenten met AI-aangedreven Intelligent Document Processing (IDP), waarbij automatisch gegevens uit duizenden documenten worden geëxtraheerd zonder risico op fouten. 
• Hyland IDP: AI-aangedreven platform voor het vastleggen van documenten en het extraheren van gegevens dat automatisch facturen, formulieren en zakelijke documenten verwerkt.
  

Ook interessant: ‘Laat uw bedrijf groeien met AI – op 6 manieren’

Mkb-bedrijven hebben tegenwoordig te maken met een aanzienlijke administratieve last, maar het goede nieuws is dat dit met behulp van AI eenvoudiger kan worden gemaakt.