Hybride werken, zonder zorgen: zo houdt u uw werkplek veilig

Voor veel mkb-bedrijven is hybride werken onderdeel geworden van de dagelijkse praktijk. Microsoft 365 maakt het eenvoudig om vanaf vrijwel iedere locatie samen te werken. Maar daarmee verandert ook de manier waarop u naar beveiliging moet kijken. 

Uw werkplek heeft geen vaste voordeur meer. Medewerkers loggen in vanaf verschillende netwerken, gebruiken laptops en smartphones op uiteenlopende locaties en nemen bedrijfsinformatie mee naar buiten. Een veilig beheerde werkplek moet daarom niet alleen veilig zijn op kantoor. De beveiliging moet met uw medewerkers meereizen.

Meer lezen over dit onderwerp? 'Mkb worstelt met werkplek'

Op kantoor weet u waar uw medewerkers werken en welke apparaten worden gebruikt. Zodra medewerkers thuis, onderweg of bij klanten werken, wordt die omgeving een stuk minder voorspelbaar. Een medewerker opent een Teams-bericht op een thuisnetwerk. Een laptop wordt gebruikt in een hotel. Een smartphone raakt kwijt. Een collega werkt tijdelijk op een ander apparaat omdat de eigen laptop problemen heeft.

Op zichzelf hoeft geen van die situaties direct een probleem te zijn. Het risico ontstaat wanneer u niet meer precies weet welke apparaten toegang hebben tot uw bedrijfsomgeving, welke beveiligingsinstellingen actief zijn en wie toegang heeft tot welke informatie.

Dat maakt hybride werken niet onveilig. Het maakt vooral duidelijk dat beveiliging niet meer afhankelijk kan zijn van de plek waar iemand werkt.

Volgens Erik van Daatselaar, Portfolio Lead cybersecurity bij Vodafone Business, is dat een belangrijke verandering in hoe organisaties naar hun digitale werkplek moeten kijken.

Wat maakt de beheerde werkplek veilig? 'SOC: zo bewaakt MKB Business ICT uw digitale werkplek dag en nacht'

Bij hybride werken denken ondernemers vaak als eerste aan een onveilig wifi-netwerk. Dat is begrijpelijk, maar het risico is breder. Een medewerker kan slachtoffer worden van phishing. Een laptop mist endpointprotectie (een beveiligingsapp) of kan verouderde software bevatten. Een apparaat kan zoekraken. Een account kan toegang hebben tot informatie die iemand voor zijn huidige functie helemaal niet meer nodig heeft. Of een medewerker kan onbewust bedrijfsinformatie delen via een verkeerde omgeving.

Juist die combinatie maakt het lastig om beveiliging volledig bij medewerkers neer te leggen. U kunt uw medewerkers uitleggen dat ze voorzichtig moeten omgaan met openbare wifi. U kunt afspraken maken over wachtwoorden en phishing. Maar als een apparaat niet wordt bijgewerkt of een account te veel rechten heeft, lost bewustwording alleen dat niet op.

Een veilige hybride werkplek begint daarom niet bij de vraag of er een goede endpointprotectie op het apparaat staat of dat medewerkers voorzichtig genoeg zijn. Het begint bij de vraag of de digitale omgeving zo is ingericht dat veilig werken de standaard is.

Altijd veilig en up-to-date: bekijk de video over de moderne werkplek

Daar ligt een belangrijke rol voor goed werkplekbeheer. Hoe meer beveiliging afhankelijk is van losse handelingen van medewerkers, hoe groter de kans dat er iets wordt vergeten. Een goed beheerde werkplek neemt zoveel mogelijk van die verantwoordelijkheid uit handen. Apparaten kunnen centraal worden beheerd en automatisch van updates worden voorzien. Toegang kan worden beveiligd met multi-factor authenticatie (MFA). Beveiligingsinstellingen kunnen centraal worden toegepast. En wanneer een apparaat zoekraakt, kan toegang worden geblokkeerd of het apparaat op afstand worden beheerd.

Dat betekent niet dat medewerkers niets meer hoeven te doen. Wel zorgt u ervoor dat zij niet voor iedere beveiligingsbeslissing zelf IT-expert hoeven te zijn. Dat is juist voor het mkb belangrijk. U wilt dat medewerkers veilig werken, maar u wilt ook niet dat iedere collega voortdurend moet nadenken over alle technische risico’s achter een Teams-gesprek, e-mail of document. De beste beveiliging is daarom vaak de beveiliging die op de achtergrond zijn werk doet.

Ziet u op tegen de overstap? "Continuïteit oké: overstappen naar de veilig beheerde ICT-werkplek"

In het vorige artikel zagen we dat cybersecurity meer is dan één vinkje. MFA, updates, bewustwording en toegangsbeheer zijn allemaal belangrijk, maar pas samen vormen ze een structurele aanpak. Bij hybride werken wordt dat nog duidelijker. Uw medewerkers gebruiken verschillende apparaten en werken op verschillende plekken met verschillende verbindingen. Daardoor moet u niet alleen afzonderlijke maatregelen nemen, maar zorgen dat die maatregelen samen blijven werken.

Een veilig beheerde Microsoft 365-werkplek brengt die onderdelen bij elkaar. Accounts, apparaten, toegangsrechten, software, beveiligingsapps en -instellingen worden centraal beheerd. Idealiter gemonitord door een IT-beveiligingspartner die 24x7 beschikbaar is. Daardoor ontstaat één consistente manier van werken, ongeacht waar uw medewerker zich bevindt. Dat is het verschil tussen veilig werken en veilig ingericht zijn om overal te kunnen werken.

Stel: een medewerker meldt op vrijdagmiddag dat zijn laptop in de trein is blijven liggen. In een omgeving waarin beheer vooral handmatig of ad hoc gebeurt, begint op dat moment het uitzoekwerk. Welke gegevens stonden erop? Welke accounts waren ingelogd? Welke toegang moet worden ingetrokken? Wie moet wat doen?

In een beheerde werkplek is zo’n situatie veel beter te controleren. Het apparaat kan direct op afstand worden geblokkeerd of gewist vanuit een centraal endpointmanagementconsole, toegang kan worden ingetrokken en beveiligingsbeleid blijft centraal van kracht.

Hetzelfde geldt voor een medewerker die vanuit huis werkt. U hoeft niet te weten welk wifi-netwerk iemand precies gebruikt om grip te houden op de belangrijkste beveiligingsmaatregelen. De beveiliging zit niet alleen in het netwerk, maar in de identiteit van de gebruiker, het apparaat en de toegang tot bedrijfsinformatie. Van Daatselaar benadrukt dat juist die centrale aanpak steeds belangrijker wordt. Ook voor het mkb.“

Hybride werken vraagt niet om meer losse beveiligingsmaatregelen. Het vraagt om consistent beleid en beheer. U wilt dat dezelfde beveiligingsstandaarden gelden voor een medewerker op kantoor, thuis of onderweg.” – Erik van Daatselaar, Portfolio lead cybersecurity bij Vodafone Business

Voor grotere organisaties is het vanzelfsprekend om mensen en processen vrij te maken voor security en IT-beheer. Voor een mkb-bedrijf ligt dat vaak anders. Daar wordt werkplekbeheer en -beveiliging regelmatig gecombineerd met andere verantwoordelijkheden of uitbesteed aan een kleinere of grotere externe IT-partner.

Dat maakt structureel beheer niet minder belangrijk. Juist daarom is het relevant om te kijken hoe volwassen uw aanpak is.

Een actueel onderzoek van ENISA onder micro-, kleine en middelgrote ondernemingen laat zien dat kleinere organisaties voor praktische uitdagingen staan rond cyberweerbaarheid; vooral middelen, kosten, tijd en beschikbare kennis vormen een belangrijke uitdaging. In het onderzoek noemt een groot deel van de respondenten ondersteuning bij het structureel verbeteren van cybersecurity als behoefte.

Dat onderstreept een belangrijk punt: veilig hybride werken vraagt niet alleen om bewustzijn en technologie, maar ook om de capaciteit om dit goed in te zetten en te beheren. U hoeft als ondernemer niet zelf alle technische kennis in huis te hebben. Maar u moet wel weten dat het geregeld is.

U kunt uw eigen situatie eenvoudig eens langs een paar vragen leggen:

• Worden alle zakelijke laptops centraal beheerd en automatisch bijgewerkt?
• Gebruikt iedereen multi-factor authenticatie?
• Weet u welke apparaten toegang hebben tot uw bedrijfsinformatie?
• Kunt u een verloren of gestolen apparaat direct blokkeren?
• Worden toegangsrechten aangepast wanneer medewerkers van functie veranderen?
• Weet u wat er gebeurt wanneer iemand uit dienst gaat?
• Gelden dezelfde beveiligingsstandaarden voor medewerkers thuis, onderweg en op kantoor?
• Wordt gebruik van een goede endpointprotectie-app afgedwongen?
• Wordt actief gecontroleerd of uw beveiligingsbeleid nog aansluit op de manier waarop uw organisatie werkt?
• Worden medewerkers en collega’s regelmatig getraind en getest op cyberbewustzijn?

Als u op meerdere vragen geen duidelijk antwoord heeft, betekent dat niet automatisch dat uw organisatie onveilig is. Het kan wel betekenen dat uw werkplekbeheer onvoldoende inzichtelijk of structureel is ingericht. En juist bij hybride werken is dat een risico. Want hoe meer uw organisatie op afstand werkt, hoe minder ruimte er is voor aannames.

Hybride werken is geen tijdelijke oplossing meer. Voor veel mkb-bedrijven is het simpelweg onderdeel geworden van hoe de organisatie werkt. De uitdaging is daarom niet om medewerkers weer terug naar kantoor te krijgen. Het gaat erom dat uw digitale werkplek klaar is voor de manier waarop uw medewerkers vandaag én morgen werken.

Een veilig beheerde Microsoft 365-werkplek zorgt ervoor dat beveiliging niet afhankelijk is van één locatie, één medewerker of één handmatige actie. De juiste instellingen, updates, toegangsrechten en beveiligingsmaatregelen worden centraal beheerd en blijven aansluiten op de organisatie. 

Zo kunnen uw medewerkers werken waar dat nodig is, zonder dat u iedere keer opnieuw hoeft te bedenken of het veilig is. Want een moderne werkplek werkt niet alleen overal. Die beveiligt uw organisatie ook overal.

Werkt uw organisatie hybride en wilt u weten of uw werkplek daarop goed is ingericht? 
Laat uw werkplek vrijblijvend analyseren en ontdek waar u risico’s kunt verkleinen en waar uw medewerkers veiliger én eenvoudiger kunnen werken.