Zelf beheren lijkt goedkoper. Wat kost werkplekbeheer u écht?

In veel mkb-organisaties komt werkplekbeheer daardoor vanzelf terecht bij een ondernemer, een interne medewerker of die ene collega die nu eenmaal handig is met computers. Zolang het om een paar vragen per week gaat, lijkt dat een logische en vooral goedkope oplossing. Maar wat kost die keuze u eigenlijk?

Meer lezen over dit onderwerp? 'Mkb worstelt met werkplek'

Werkplekbeheer staat zelden als aparte kostenpost op de begroting wanneer u het zelf doet. Toch besteedt iemand er tijd aan. Aan updates, accounts, toegangsrechten, apparaten, instellingen, beveiliging en het oplossen van problemen.

Daar komt bij dat veel van deze werkzaamheden tussendoor gebeuren. Een medewerker wordt uit zijn werk gehaald om een collega te helpen. Een nieuwe medewerker moet toegang krijgen tot verschillende systemen. Een probleem wordt opgelost, maar het onderliggende beheer blijft liggen. De kosten zitten dan niet alleen in de tijd die u besteedt aan werkplekbeheer. Ze zitten ook in de werkzaamheden die daardoor blijven liggen.

Dat is geen theoretisch probleem. De Rijksoverheid constateerde dit voorjaar dat veel ondernemers moeite hebben om hun digitale veiligheid goed te organiseren door een gebrek aan kennis, tijd en personeel. Tegelijkertijd nemen de digitale risico’s voor het mkb toe.

Volgens Hessam Kolah-Chi, Accountmanager IT bij Vodafone Business, wordt de hoeveelheid werk die achter een goed beheerde werkplek zit vaak onderschat. “Werkplekbeheer wordt vaak gezien als iets wat u er wel even bij kunt doen. Totdat u alle losse werkzaamheden bij elkaar optelt. Dan blijkt dat medewerkers regelmatig tijd kwijt zijn aan taken die nodig zijn om de digitale werkplek goed te laten functioneren, maar die niet direct bijdragen aan hun eigen werk.”

Wat maakt de beheerde werkplek veilig? 'SOC: zo bewaakt MKB Business ICT uw digitale werkplek dag en nacht'

In veel organisaties is er zo iemand. De collega bij wie iedereen aanklopt als een laptop niet werkt, een account moet worden aangemaakt of iemand niet bij een bestand kan. Dat is vaak een gevolg van een werkplek die in de loop der jaren organisch is gegroeid. Dat werkt zolang die kennis beschikbaar is. Maar wat gebeurt er als deze collega ziek is, op vakantie gaat of de organisatie verlaat?

Dan blijkt dat werkplekbeheer niet alleen een verzameling losse handelingen is. Er zit kennis in hoofden, toegang in systemen en afhankelijkheid in de organisatie. “Als één medewerker als vanzelf het aanspreekpunt wordt voor alles wat met de digitale werkplek te maken heeft, lijkt dat in eerste instantie efficiënt,” legt Kolah-Chi uit. “Maar daarmee bouwt u ook een afhankelijkheid op. Zodra die kennis niet beschikbaar is, wordt een eenvoudige vraag ineens een bedrijfsprobleem.”

Een beheerde werkplek draait daarom niet om de vraag wie vandaag kan helpen. Het gaat erom dat duidelijk is wat er geregeld moet zijn, wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe u dat structureel organiseert.

Altijd veilig en up-to-date: bekijk de video over de moderne werkplek

Het lastige aan werkplekbeheer is dat veel zaken onzichtbaar blijven zolang alles goed gaat. Updates worden geïnstalleerd. Toegang wordt aangepast. Apparaten blijven beveiligd. Nieuwe medewerkers krijgen de juiste rechten. Oude accounts worden afgesloten.

Juist doordat u daar als medewerker weinig van merkt, is het verleidelijk om beheer alleen aandacht te geven wanneer er iets misgaat. Maar dan bent u eigenlijk al te laat. Goed werkplekbeheer zorgt ervoor dat veel van deze zaken niet afhankelijk zijn van een losse actie of een oplettende medewerker. Ze worden onderdeel van een vast proces. Zoals we eerder beschreven, gaat goed werkplekbeheer bovendien verder dan het oplossen van incidenten wanneer ze zich voordoen.

Kolah-Chi benadrukt dat verschil: “Het verschil zit vooral in de manier waarop u naar beheer kijkt. U wilt niet wachten tot een medewerker ergens tegenaan loopt. Veel zaken kunt u vooraf organiseren en centraal beheren. Daarmee voorkomt u dat iedere vraag opnieuw een losse IT-taak wordt.”

Ziet u op tegen de overstap? "Continuïteit oké: overstappen naar de veilig beheerde ICT-werkplek"

Zelf uw werkplek beheren is niet per definitie een verkeerde keuze. Voor sommige organisaties is het logisch om bepaalde zaken intern te regelen. Zeker wanneer u voldoende kennis en capaciteit in huis heeft. De interessantere vraag is daarom niet: moeten we werkplekbeheer uitbesteden? Maar: welke onderdelen willen we zelf blijven doen en welke taken willen we structureel organiseren?

Een externe partner hoeft daarbij niet uw hele IT over te nemen. Bij werkplekbeheer gaat het om het goed inrichten, beheren en beveiligen van de digitale werkplek. Uw organisatie houdt zelf de regie over hoe medewerkers samenwerken, welke informatie belangrijk is en hoe processen zijn ingericht. Het doel is niet minder controle. Het doel is dat technisch beheer niet voortdurend uw aandacht vraagt.

Een veilig beheerde Microsoft 365-werkplek brengt verschillende onderdelen bij elkaar. Denk aan apparaten, gebruikers, toegangsrechten, updates, beveiligingsinstellingen en ondersteuning. Het belangrijkste verschil is dat deze onderdelen niet langer als losse taken worden behandeld. Ze worden onderdeel van een beheerde omgeving waarin veranderingen structureel worden opgevolgd.

Dat wordt vooral relevant wanneer uw organisatie groeit. Nieuwe medewerkers, andere functies, meer apparaten en hybride werken zorgen ervoor dat de digitale werkplek voortdurend verandert. Zonder structureel beheer groeit de hoeveelheid losse handelingen mee. Met goed werkplekbeheer groeit vooral de voorspelbaarheid.

De waarde van goed werkplekbeheer zit daarom niet alleen in het oplossen van technische problemen. Het levert vooral tijd, continuïteit en grip op. Medewerkers kunnen zich richten op hun eigen werk in plaats van op het oplossen van digitale randzaken. U bent minder afhankelijk van één interne expert. En belangrijke beheertaken worden niet pas uitgevoerd wanneer iemand toevallig tijd heeft of wanneer er een probleem ontstaat.

Daarmee verandert ook de rol van IT binnen uw organisatie. Niet van een kostenpost die problemen oplost, maar van een fundament waarop medewerkers hun werk kunnen doen en waarop uw organisatie verder kan groeien.

Zelf werkplekbeheer organiseren kan prima passen bij uw organisatie als:

• u voldoende kennis en capaciteit in huis heeft
• duidelijk is wie verantwoordelijk is voor beheer
• updates, beveiliging en toegangsrechten structureel worden beheerd
• kennis niet bij één persoon blijft hangen
• u voldoende tijd heeft om beheer ook preventief uit te voeren
• u weet wat er gebeurt wanneer medewerkers starten, van rol veranderen of vertrekken

Ontbreekt één of meerdere van deze punten? Dan is het de moeite waard om opnieuw te kijken naar de manier waarop u werkplekbeheer heeft georganiseerd. Niet omdat zelf doen per definitie verkeerd is. Maar omdat de werkelijke kosten ervan vaak pas zichtbaar worden wanneer uw organisatie groeit of wanneer er iets misgaat.

Een veilig beheerde werkplek betekent dus niet dat u de controle uit handen geeft. Het betekent dat u bewuster kiest waar u uw tijd en kennis voor inzet. U wilt als ondernemer bezig zijn met klanten, medewerkers en groei. Niet iedere keer opnieuw uitzoeken waarom iemand geen toegang heeft, welke laptop nog moet worden bijgewerkt of wat er met een oud account moet gebeuren.

Werkplekbeheer uitbesteden kan dan een manier zijn om die verantwoordelijkheid structureel te organiseren. Niet omdat u zelf niets meer wilt doen, maar omdat u uw tijd liever besteedt aan zaken die uw organisatie vooruithelpen.

Want zelf doen kan prima. Maar als werkplekbeheer steeds meer tijd, aandacht en risico vraagt, is het verstandig om opnieuw te kijken wat die keuze u werkelijk kost.

Benieuwd hoeveel tijd en capaciteit uw huidige werkplekbeheer vraagt? Met een vrijblijvende werkplekscan brengen we samen in kaart hoe uw digitale werkplek vandaag wordt beheerd en waar u tijd, risico en onnodige afhankelijkheid kunt verminderen.