Hoe digitaal werkt uw mkb-bedrijf? Doe nu de digitalisering-APK

Door te digitaliseren winnen mkb-organisaties aan concurrentiekracht, snelheid en marge. Niet voor niets stelt de Rijksoverheid dat het tempo omhoog moet, als we in Nederland de wereldtop willen bijhouden. Ook binnen de EU zijn het de kleinere bedrijven die aandacht verdienen, als we mee willen blijven doen.

Nederland wil in 2030 in de Europese top-3 zitten als het gaat om de toepassing van digitale technologie door het mkb. Het basisniveau voor digitalisering steeg van 75% in 2021 naar 81,5% in 2024, maar dat is nog niet genoeg voor de ambitie van 95% in 2030. Vooral kleinere bedrijven lopen achter als het gaat om het gebruik van AI.

Digitalisering gaat over meer dan software kopen of het gebruik van social media. Het digitaliseringsniveau zegt iets over de manier waarop technologie, data, processen en mensen samenwerken. Met het doel om dat slimmer, sneller en beter schaalbaar te doen.

De mate waarin bedrijven digitaliseren wordt bepaald door te kijken naar het gecombineerd gebruik van meerdere technologieën, in plaats van losse tools. De EU meet dat op basis van een set indicatoren, waar vervolgens het basisniveau uit blijkt. Er is in de basis sprake van vier bouwstenen:

Zichtbaarheid - website, online vindbaarheid, online verkoop

Processen - digitaal factureren, planning, koppelingen, minder handwerk

Klanten - CRM, opvolging, gepersonaliseerde communicatie

Datagedreven - dashboards, data-analyse, voorspellend werken

Welke risico's lopen we als we achterblijven? Omdat vooral kleinere bedrijven in Nederland achterlopen ten opzichte van andere Europese landen (en ook wereldwijd) ontstaan er een paar risico's. Er wordt bijvoorbeeld onnodig traag en duur gewerkt. Bedrijven die nog veel handmatig doen verliezen tijd aan dubbel werk. Ook maken ze meer fouten, die weer hersteld moeten worden.

Uit cijfers van het CBS blijkt bijvoorbeeld dat bij bedrijven waar 10 of meer medewerkers werken zo'n 64% de cloud gebruikt, zo'n 67% business software zoals ERP, CRM en BI gebruikt en slechts 14% op dit moment AI gebruikt. Bij kleinere bedrijven liggen de percentages nog lager. Wat er achter deze cijfers schuilt, leest u in ons onderzoek naar digitalisering in het mkb: kennisgebrek blijkt het grootste obstakel.

Lees ook: 'Betrouwbaar internet: waarom uitval voor bedrijven een no-go is'

Een korte scan maakt duidelijk hoe ver uw bedrijf is met de digitalisering.

Niveau 1: starter - U gebruikt een aantal tools voor digitalisering, maar moet ook nog relatief veel handmatig doen. De data zit vooral in mailboxen, staat in Excel of zit in de hoofden van medewerkers. U bent online aanwezig, maar data heeft nog weinig invloed op de prestaties. Op dit niveau staan offertes, planningen en klantinformatie nog op verschillende plekken. U moet er zelf achteraan en bijvoorbeeld rapportages kosten relatief veel tijd. Het is een goed idee om één centrale basis te kiezen. Denk aan de boekhouding, een CRM-systeem of aan een planning. Standaardiseer vervolgens een paar belangrijke processen. En maak een dashboard met 5 vaste KPI's die inzicht geven.

Niveau 2: doorpakker - De basis staat, maar nog niet alle tools voor digitalisering werken samen. Meerdere processen zijn al gedigitaliseerd en de eerste automatiseringen draaien. Het lukt om klantdata beter te benutten, al is er ruimte voor verdere verbetering. Op dit niveau komen de leads binnen, maar is de opvolging nog niet altijd even strak. De systemen praten met elkaar, maar ook soms nog langs elkaar heen. Daardoor wordt data wel verzameld, maar blijft het lastig om die te gebruiken om betere keuzes te maken. Het doel naar de volgende stap is om systemen aan elkaar te koppelen. Automatiseer terugkerende taken, zodat die minder tijd kosten en er minder fouten worden gemaakt. Koppel bijvoorbeeld CRM-data en webdata. Test AI alvast op een aantal concrete use-cases, om de bruikbaarheid daarvan te bepalen. Bekijk ook de drie tech-trends van 2025 voor het mkb om te zien waar de kansen liggen.

Niveau 3: koploper - U heeft systemen en processen gekoppeld en dashboards helpen bij het nemen van de dagelijkse beslissingen. Zowel marketing, sales als de operatie gebruiken dezelfde data. De automatiseringen en AI leveren daardoor direct tijdwinst op. Of zorgen ervoor dat u betere service kunt bieden. Op dit niveau heeft u realtime inzicht in de pipeline, in voorraad, marges of de servicekwaliteit. Daardoor bent u minder afhankelijk van individuele medewerkers. Het maakt het makkelijk om op te schalen, zonder dat er chaos ontstaat. Wilt u verder vooruit met digitaliseren in het mkb? Probeer de stap te maken van inzicht naar voorspellen. Werk aan scenario's, aan forecasting en personalisatie. Dat lukt door te investeren in adoptie, in vaardigheden van medewerkers en in de governance binnen de organisatie.

Het nut van goed zakelijk internet: drie bedrijven over afhankelijkheid