Datagedreven werken met klein budget: routekaart voor het mkb

De wens om sneller en slimmer te werken is er wel. Het mkb investeert flink in automatisering, data-analyse en AI. Het doel? Efficiënter worden en beter onderbouwde keuzes maken. Uit het 2026 Future Ready Business Rapport van Wolters Kluwer blijkt dat bijna de helft van de mkb-bedrijven aangeeft data-analyse en business intelligence de komende periode als top-prioriteit te zien.

Hoe digitaal werkt uw mkb-bedrijf? 'Doe de digitale APK'

Waarschijnlijk heeft u de basis voor digitalisering al gelegd. Door digitale facturatie, cloudsoftware en geautomatiseerde processen zijn belangrijke stappen gezet. Van de mkb-bedrijven heeft:

• 64% digitale betalingen en facturatie ingevoerd
• 54% documentatie gedigitaliseerd
• 45% workflows geautomatiseerd 

De volgende uitdaging is om de beschikbare data optimaal te benutten. Wie datagedreven wil werken moet beslissingen nemen op basis van feiten, in plaats van aannames. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar vraagt wel om inzicht in wat er al gebeurt binnen uw bedrijf. Veel mkb-ondernemers onderschatten hoeveel data er beschikbaar is.

De onderstaande tabel laat zien welke data er beschikbaar is en wat dat kan opleveren.

Door datagedreven werken in stappen op te delen wordt het makkelijker om daarmee te beginnen. Deze routekaart beschrijft hoe u in drie stappen inzicht krijgt in wat er gebeurt, automatiseert om tijd te besparen en fouten te voorkomen en hoe u door te voorspellen voortaan vooruit kijkt in plaats van achteruit.  

Stap 1: meer inzicht om te begrijpen wat er gebeurt - Pas als data daadwerkelijk inzicht biedt creëert het meerwaarde. Stel daarom de vraag: ‘wat wil ik beter begrijpen?’ Kies vervolgens één centrale KPI die daarbij past.

Denk aan de omzet per klant, het conversiepercentage of het aantal terugkerende klanten.Stel dat u een webshop heeft, die veel bezoekers trekt. Als het aantal aankopen tegenvalt zou u kunnen kijken naar de productpagina’s en klikgedrag. Dat maakt inzichtelijk waar klanten afhaken. Met een paar kleine aanpassingen kunt u de conversie waarschijnlijk verhogen. Zonder inzicht kunt u niet bijsturen, om kansen te benutten. Data-analyse biedt het inzicht dat u zoekt, dus vormt de eerste stap naar meer digitalisering en datagedreven werken.  

Stap 2: automatiseren om tijd te besparen en fouten te voorkomen - Zodra u weet wat er gebeurt, kunt u de processen slimmer inrichten. 

Automatisering helpt om herhalende taken te verminderen, en fouten te voorkomen.Dat geldt bijvoorbeeld voor dienstverleners, zoals adviesbureaus. Kunt u de opvolging van offerteaanvragen automatiseren? Stuur prospects bijvoorbeeld automatisch een ontvangstbevestiging. Of een herinnering, als ze een offerte hebben ontvangen. De kans is groot dat dit meer reacties oplevert, zonder dat het extra werk kost.Van de mkb-bedrijven geeft 47% in het rapport van Wolters Kluwer aan dat verdere automatisering van hun workflows de focus heeft de komende periode.  

Stap 3: Voorspellen om vooruit te kijken in plaats van achteruit - Uiteindelijk wilt u proberen te voorspellen, in plaats van terug te kijken. Data voegt echt waarde toe als het lukt om patronen te herkennen.

Dan kunt u vooruit kijken, om betere beslissingen te nemen. Dat is de kern van datagedreven werken. Horecazaken analyseren bijvoorbeeld de reserveringen en kassadata. Dat maakt duidelijk wanneer het structureel drukker is in het restaurant. Door de kenmerken van drukke dagen te analyseren lukt het om de personeelsplanning daar in de toekomst op aan te passen. Zo lukt het om efficiënter te werken. De werkdruk neemt af, terwijl de winstgevendheid (en tevredenheid onder gasten) toeneemt.  Dankzij datagedreven inzichten kunt u terugkijken én voorspellen wat er gebeurt. Het mkb investeert steeds meer in AI en datagedreven besluitvorming, omdat het de efficiëntie verhoogt, de kwaliteit kan verbeteren en de tevredenheid onder klanten of gasten verder verhoogt. 

Lees ook: 'Betrouwbaar internet: waarom uitval voor bedrijven een no-go is'

'Al 70% van de mkb-bedrijven gebruikt minstens wekelijks AI-tools. En 84% zegt daarin meer te willen investeren. Het doel is vaak om datagedreven te werken. Dat levert een aantal voordelen op, zoals:

• Oplossingen voor het personeelstekort
• Een antwoord op stijgende kosten
• Beter aansluiten op klantverwachtingen 

Als het bedrijven lukt om efficiënter te werken biedt dat een oplossing voor het personeelstekort. In veel branches zijn er structureel te weinig mensen, dus moet het werk met minder medewerkers worden gedaan. Door datagedreven te werken en AI taken over te laten nemen kan de efficiëntie omhoog. Dat verlaagt de druk op het personeel.Wie betere keuzes maakt op basis van datagedreven inzichten kan verspilling tegengaan. En voorkomt verkeerde keuzes, die later kostbaar blijven.

Dat geldt voor inkoopafdelingen en tal van andere teams binnen bedrijven. Door keuzes te baseren op data worden er betere beslissingen genomen, die vaak minder kostbaar kunnen zijn.Ten slotte draagt de focus op data bij aan betere klantinzichten. Dat is belangrijk, omdat klanten hoge verwachtingen hebben en er vanuit gaan dat bedrijven begrijpen wat zij wensen. Door meer datagedreven te werken kan de klanttevredenheid omhoog, dus stijgt ook de klantwaarde. Zo verdienen investeringen zich op de lange termijn terug. 

Kijk hoe Josh V het doet: 'E-book: intuïtie én data als succesfactoren van JOSH V'

Ondanks de succesverhalen en de kansen die er liggen blijft het belangrijk om kritisch te zijn. Zowel op datagedreven werken als op investeringen in AI en andere technologie. 

Vermijd deze drie typische valkuilen voor het mkb:

Focus op tools in plaats van het probleem - Een CRM-tool, BI-tool of AI-tool op zich gaat geen verschil maken. Zonder duidelijk doel zijn de tools niet zo waardevol als ze kunnen zijn. Het risico is groot dat medewerkers er weinig tot geen gebruik van maken. En dat de data die beschikbaar komt versnipperd blijft. Daardoor ontstaat frustratie, waardoor de investering uiteindelijk niet oplevert wat er werd verwacht. Murat Erdör van ME Consultancy beschreef onlangs in Indigo Magazine hoe ongeplande digitalisering vooral leidt tot complexiteit en inefficiëntie.

Data verzamelen, maar er niets mee doen - Data verzamelen lukt de meeste bedrijven goed. Er iets mee doen is dan de uitdaging. Het bouwen van dashboards en het opstellen van rapporten is niet voldoende. Als niemand actie onderneemt ontstaat er vooral een enorme berg met data. Dat geeft het gevoel van controle, maar voegt eigenlijk weinig toe. Daardoor maakt het geen impact. Het rapport van Wolters Kluwer laat zien dat data pas waardevol is als het leidt tot betere beslissingen.

Alles in één keer willen doen - Mkb-bedrijven die alles in één keer willen doen nemen vaak te veel hooi op hun vork. Het is te veel om AI allerlei taken over te laten nemen, alles te integreren en een volledige data-strategie uit te willen rollen. Projecten lopen vast, waardoor teams afhaken. Uiteindelijk wordt er niets afgemaakt. Het artikel bij Indigo Magazine legt helder uit dat succes komt uit kleine en geplande stappen.  

Tip: doe meer inspiratie op met de vijf manieren waarop andere bedrijven datagedreven werken.