De meeste teams communiceren via verschillende kanalen – een Slack-bericht hier, een WhatsApp-bericht daar, een bestand dat ergens is opgeslagen in 'Final_Version_v5'. Meestal is dit goed te doen, totdat er iets misgaat: een gemiste deadline, een verwarde klant of een beslissing die niemand zich meer kan herinneren. Dan wordt duidelijk dat het probleem niet bij uw mensen ligt, maar bij de systemen waarmee ze werken. 

Het is onhandig en vervelend, maar het gebruik van meerdere apps en gewoontes lijkt meestal onschuldig – totdat er iets misgaat. Dat kan een gemiste deadline zijn, een verwarde klant of een beslissing die niemand zich kan herinneren. Wat de wake-upcall ook is, op dat moment beseft u dat het geen probleem met mensen is. Het is een systeemprobleem.

We bekijken enkele van de grootste uitdagingen op het gebied van bedrijfscommunicatie die kleine en middelgrote ondernemingen tegenhouden en hoe deze kunnen worden opgelost. 

Waar gaat het dan mis? De meeste communicatiestoornissen vallen onder dezelfde paar valkuilen: rommelige systemen, onduidelijke kanalen en gemengde boodschappen.

Hier zijn de vijf grootste boosdoeners en hoe u daarmee om kunt gaan. Voor meer inzichten kunt u onze communicatie-audit bekijken en lezen hoe u kunt evalueren wat echt werkt.

1 Iedereen gebruikt verschillende tools

Hoe het eruit ziet: de helft van uw team gebruikt Microsoft Teams, de rest werkt met Slack en klanten geven nog steeds de voorkeur aan e-mail. Belangrijke zaken glippen door de mazen van het net omdat niemand precies weet waar de 'echte' conversatie plaatsvindt.

Waarom het gebeurt: tools worden vaak één voor één toegevoegd. Een gratis proefversie. Een snelle oplossing. Een eenmalige taak. Na verloop van tijd begint uw tech stack steeds meer op een lappendeken te lijken.

De oplossing: consolideren. Kies een centraal platform zoals RingCentral (VBUC) waar videogesprekken, chat en vergaderingen in dezelfde ruimte plaatsvinden. Eén login. Eén zorg minder. 

2 Thuiswerkers en kantoormedewerkers voelen zich niet verbonden

Hoe het eruit ziet: kantoorteams kunnen persoonlijk beslissingen nemen. Teams op afstand horen er misschien pas later over. Het laatste wat iemand wil, is een 'wij tegen zij'-mentaliteit, maar hybride werknemers kunnen zich buitengesloten voelen wanneer er spontane discussies op kantoor plaatsvinden. En vergaderingen zijn vaak in het voordeel van mensen in de kamer, waardoor input op afstand in de marge blijft.

Waarom dit gebeurt: Oude gewoontes zijn moeilijk te doorbreken. Zelfs nu is de standaardcommunicatie-instelling nog niet verschoven naar 'digitaal eerst, persoonlijk optioneel'. Sommige bedrijven zijn zelfs van mening dat een kantooromgeving beter is voor het werk, wat extra druk legt op hybride werknemers.

De oplossing: kies voor video. Door afstand of zorgverplichtingen kan niet iedereen naar kantoor komen. Maak uw vergaderingen inclusief door dit vanaf het begin te plannen, niet achteraf. Gebruik betrouwbare, hoogwaardige video- en instant messaging-platforms, zodat iedereen gelijke toegang heeft tot informatie en invloed.

Meer over werkplezier, stress verlagen en motivatie

3 Belangrijke informatie gaat verloren

Hoe het eruit ziet: De hoeveelheid communicatie in het bedrijfsleven kan overweldigend zijn en al snel rommelig worden. Bestanden worden op verschillende plaatsen bewaard. Hetzelfde rapport bestaat in vier versies. Een belangrijke update is 'ergens' geplaatst. En er gaat tijd verloren met het zoeken naar de laatste versie.

Waarom het gebeurt: Elke tool belooft orde te scheppen, maar als ze niet geïntegreerd zijn, creëert u mogelijk meer werk voor uw team.

De oplossing: Gebruik geïntegreerde cloud-samenwerkingstools waarmee u informatie gemakkelijk kunt opslaan, zoeken en delen. 

4 U kunt de juiste persoon niet bereiken

Hoe dit eruitziet: Er is een vraag die door één persoon moet worden beantwoord. U stuurt een bericht, belt, e-mailt, maar krijgt geen antwoord. Het is een bekend spel van digitaal verstoppertje spelen dat het werk soms tot stilstand kan brengen. 

Waarom dit gebeurt: Teams vertrouwen vaak nog steeds op trage communicatiekanalen zoals e-mail of versnipperde chat-apps, en er is geen eenvoudige manier om te zien wie er beschikbaar is, in een vergadering zit, offline is of op een ander platform werkt. 

De oplossing: Gebruik een uniform communicatieplatform met live aanwezigheidsindicatoren en directe escalatie. U kunt in realtime zien wie er beschikbaar is en met één klik overschakelen van een bericht naar een VoIP-gesprek.  

5.    Uw communicatie groeit niet mee met uw bedrijf.

Hoe dit eruitziet: De opzet die prima werkte toen u met 10 mensen was, begint een beetje te kraken bij 100. 

Waarom dit gebeurt: Systemen voor kleine bedrijven zijn niet noodzakelijkerwijs gebouwd met het oog op groei, vooral als u plotseling super succesvol bent. Naarmate u meer mensen, locaties, projecten en klanten toevoegt, kunnen oudere tools en infrastructuur moeite hebben om bij te blijven. Ze gaan u ook meer kosten, of dat nu in verspilde tijd, extra licenties of eindeloze workarounds is.

De oplossing: Kies communicatietechnologie die is ontworpen om met u mee te groeien.  Schaalbare platforms maken het gemakkelijk om nieuwe mensen toe te voegen, nieuwe tools toe te voegen en te integreren, en alles goed te laten werken, hoe druk het ook wordt. 

Ook interessant: 'Deze 5 team apps zorgen voor soepel hybride (samen)werken'

U kunt niet oplossen wat u niet zeker weet. Zelfs als sommige van deze problemen u al bekend voorkomen, kunnen er andere productiviteitsverliezen zijn die niet zo duidelijk zichtbaar zijn.

Onze downloadbare checklist voor probleemdiagnose kan u helpen de hiaten in uw communicatie op te sporen: wat werkt wel, wat werkt niet en wat kost u tijd of geld? 

Zodra u een duidelijker beeld heeft, kunt u de toegevoegde oplossingsmatcher gebruiken om te ontdekken welke technologie uw systemen kan vereenvoudigen, uw tools kan verbinden en uw groeiende bedrijf kan ondersteunen.

Verder lezen? 'Kies de juiste communicatietools voor uw team'