Home Office Guide voor hybride werken
Hybride werken is bij veel organisaties in Nederland onderdeel van de bedrijfscultuur geworden. Wat betekent dit in de dagelijkse werkpraktijk? Deze Home Office Guide voor ondernemer én werknemer kan helpen.
Een beknopte gids voor veilig en efficiënt hybride werken. Kom hier meer te weten over onze oplossingen voor hybride werken.
Voor ondernemers was het vorig jaar flink wennen om medewerkers van het ene op het andere moment ineens grotendeels vanuit huis te laten werken. Inmiddels is de volgende radicale switch alweer in volle gang: de terugkeer naar kantoor. Toch lijkt thuiswerken een blijvertje, dus is het van belang om als bedrijf een helder beleid te hebben voor hybride werken.
1. Zorg goed voor thuiswerkende medewerkers
Niemand zit te wachten op een wildgroei aan kantoorartikelen verspreid over de thuiswerkplekken van al je medewerkers. Werk met budgetten en zorg voor een goede administratie ervan, maar durf je personeel ook gewoon te vertrouwen. En zorg een beetje goed voor ze, want je wil natuurlijk niet dat iemand in de ziektewet terecht komt door een slechte bureaustoel aan een te lage keukentafel.
"De urgentie om te digitaliseren leidt al volop tot actie, maar nu is het zaak voor ondernemers om ook echt een doordachte digitale strategie te ontwikkelen.”
2. Dit is hét moment voor veilige digitale transformatie
Hybride werken invoeren biedt hét moment om digitalisering van uw bedrijfsvoering te omarmen. Bedrijven moesten aan het begin van de corona-crisis nog hun applicaties versneld naar een cloud-omgeving verplaatsen zodat iedereen toegang had tot de juiste informatie, maar dat is niet altijd op de juiste manier gebeurd. Daardoor verlopen bepaalde workflows niet meer correct, is informatie onvoldoende vindbaar en zijn vooral op het gebied van security niet de juist beslissingen genomen. Met als gevolg: kans op meer schade door malware en cybercrime.
Kortom: de urgentie om te digitaliseren leidt al volop tot actie, maar nu is het zaak voor ondernemers om ook echt een doordachte digitale strategie te ontwikkelen, waardoor inzet van de cloud en andere toepassingen zorgvuldig en veilig wordt ingebed in alle bestaande bedrijfsprocessen. Dat zal het werkplezier verbeteren en risico’s verkleinen.
3. Vergroot de focus, verklein de afleiding
Zoomen, appen en mailen lijkt vaak veel efficiënter dan fysieke meetings, maar afleiding ligt op de loer. Bij virtuele meetings is de kans groot dat je gestoord wordt door allerlei chat- en mailberichten die je binnenkrijgt. Dat zorgt ervoor dat je minder focus hebt. Wat helpt is om bepaalde uren of dagdelen te blocken in je agenda voor moeilijke klussen die veel aandacht vereisen. In die uren sluit je de vele digitale apps die we normaal gesproken de hele dag door gebruiken. Ideaal daarbij is dat je agenda, je voicemail en je out-of-office reply melding maken van jouw onbereikbaarheid richting aandringende klanten of collega’s. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Goed voor ieders focus.
4. Werknemer moet zich niet als consument gedragen
Dat veel mensen enkele dagen per week thuiswerken heeft ook voor een concreet probleem gezorgd. De werknemer is zich als een consument gaan gedragen bij het inrichten van zijn thuiswerkplek. Normaal controleert een bedrijf door en door de apparaten die het koopt, maar dat is bij het thuiswerken lang niet overal gebeurd.
De werkgever loopt hiermee een groot risico, want alleen al een kind dat even iets wil uitprinten op de printer die aan de werklaptop gekoppeld is, kan een mogelijk lek veroorzaken. Bovendien heb je niet alle functies tot je beschikking en is het ook niet duurzaam. Bedrijven doen er goed aan om dit probleem te inventariseren en zo nodig actie te ondernemen. Let wel op dat u niet alle werknemers exact hetzelfde gaat behandelen. Dus niet alle werknemers dezelfde devices en accessoires geven, maar kijk waar ieder type werknemer behoefte aan heeft. Door werknemers te 'segmenteren', werkt iedereen productief en tevreden vanuit huis.
5. Zorg voor een veilige koppeling van netwerken
Sinds het begin van de corona-crisis zitten veel bedrijven grotendeels in de cloud, maar dat is niet voor iedereen even compatibel, zeker niet voor thuiswerkers. Een voorbeeld: wie iets moet printen, loopt vaak onhandig te slepen met zo’n document: eerst naar jezelf mailen, daarna doorsturen naar de bedrijfsprinter. Andersom is vaak al net zo onpraktisch: een ingescand document wordt vaak ook eerst naar de eigen mailbox verstuurd, om vervolgens naar de cloud-applicatie te worden gesleept waar je het eigenlijk wilt hebben, bijvoorbeeld om te archiveren of een workflow te starten. Denk daarbij ook aan boekhoudpakketten en facturatie- of CRM-systemen. Dat is niet compliant met de processen die je als ondernemer hebt ingericht om security-incidenten te voorkomen. Veiligheid begint bij de hardware, die zelf in staat moet zijn om malware te signaleren, stoppen en daarna zichzelf te herstarten. Zeker nu werk en privé, maar ook vaste banen en flexwerk door elkaar heen lopen, is een veilige koppeling van netwerken essentieel.
6. Pas het securitybeleid aan
Thuiswerken brengt nieuwe risico’s met zich mee, zeker wanneer werknemers zich als consument gedragen (zie punt 4). Maak daarom duidelijke afspraken over de randvoorwaarden rondom thuiswerken. Mag een werknemer op zijn privélaptop een zakelijk mailtje versturen bijvoorbeeld? Of die pdf met gevoelige bedrijfsinformatie lezen in de avonduren? En andersom, mag het kind van je werknemer ‘even’ huiswerk maken op de zakelijke laptop? En mag je werknemer de videocall met je belangrijkste klant in een cafeetje doen omdat net even beter uitkomt? Al deze situaties komen vaker voor dan u denkt. En hoewel sommige best onschuldig klinken, zorgen juist deze situaties voor grote risico’s. Belangrijk dus om een goed securitybeleid bij hybride werken op te stellen én te zorgen dat het belang van dit beleid ook daadwerkelijk begrepen wordt door de medewerkers.
Over hybride werken heeft Vodafone Business een heel praktisch e-book gemaakt. Meer weten?
Maak de sprong naar hybride werken
Tips en trends over hybride werken
Oplossingen voor kleinere en grote bedrijven
De optimale balans tussen thuis en kantoor
Deel dit artikel