Home Office Guide voor hybride werken

Hybride werken is het nieuwe normaal. Wat betekent dit in de dagelijkse werkpraktijk? Deze Home Office Guide voor ondernemer én werknemer kan helpen.

Een beknopte gids voor veilig en efficiënt hybride werken

Voor ondernemers was het vorig jaar flink wennen om medewerkers van het ene op het andere moment ineens grotendeels vanuit huis te laten werken. Inmiddels is de volgende radicale switch alweer in volle gang: de terugkeer naar kantoor. Toch lijkt thuiswerken een blijvertje, dus is het van belang om als bedrijf een helder beleid te hebben voor hybride werken.

1. Zorg goed voor thuiswerkende medewerkers

Niemand zit te wachten op een wildgroei aan kantoorartikelen verspreid over de thuiswerkplekken van al je medewerkers. Werk met budgetten en zorg voor een goede administratie ervan, maar durf je personeel ook gewoon te vertrouwen. En zorg een beetje goed voor ze, want je wil natuurlijk niet dat iemand in de ziektewet terecht komt door een slechte bureaustoel aan een te lage keukentafel.

"De urgentie om te digitaliseren leidt al volop tot actie, maar nu is het zaak voor ondernemers om ook echt een doordachte digitale strategie te ontwikkelen.”

2. Dit is hét moment voor veilige digitale transformatie

Hybride werken invoeren biedt hét moment om digitalisering van uw bedrijfsvoering te omarmen. Bedrijven moesten vorig jaar nog hun applicaties versneld naar een cloud-omgeving verplaatsen zodat iedereen toegang had tot de juiste informatie, maar dat is niet altijd op de juiste manier gebeurd. Daardoor verlopen bepaalde workflows niet meer correct, is informatie onvoldoende vindbaar en zijn vooral op het gebied van security niet de juist beslissingen genomen. Met als gevolg: kans op meer schade door malware en cybercrime.

Kortom: de urgentie om te digitaliseren leidt al volop tot actie, maar nu is het zaak voor ondernemers om ook echt een doordachte digitale strategie te ontwikkelen, waardoor inzet van de cloud en andere toepassingen zorgvuldig en veilig wordt ingebed in alle bestaande bedrijfsprocessen. Dat zal het werkplezier verbeteren en risico’s verkleinen.

Vodafone Business - Home Office Guide voor hybride werken

3. Vergroot de focus, verklein de afleiding

Zoomen, appen en mailen lijkt vaak veel efficiënter dan fysieke meetings, maar afleiding ligt op de loer. Bij virtuele meetings is de kans groot dat je gestoord wordt door allerlei chat- en mailberichten die je binnenkrijgt. Dat zorgt ervoor dat je minder focus hebt. Wat helpt is om bepaalde uren of dagdelen te blocken in je agenda voor moeilijke klussen die veel aandacht vereisen. In die uren sluit je de vele digitale apps die we normaal gesproken de hele dag door gebruiken. Ideaal daarbij is dat je agenda, je voicemail en je out-of-office reply melding maken van jouw onbereikbaarheid richting aandringende klanten of collega’s. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Goed voor ieders focus.

4. Werknemer moet zich niet als consument gedragen

Dat we alweer ruim een jaar thuiswerken heeft ook voor een concreet probleem gezorgd. De werknemer is zich als een consument gaan gedragen bij het inrichten van zijn thuiswerkplek. Normaal controleert een bedrijf door en door de apparaten die het koopt, maar dat is bij het thuiswerken lang niet overal gebeurd. Thuiswerkende medewerkers zijn zelf naar de winkel gegaan of hebben online iets gekocht, maar doen niet de volledige configuratie van de apparatuur die ze zelf installeren op hun thuiswerkplek. Dat is een probleem, want dan is de configuratie mogelijk niet veilig gebeurd. Bovendien heb je niet alle functies tot je beschikking en is het ook niet duurzaam. Bedrijven doen er goed aan om dit probleem te inventariseren en zo nodig actie te ondernemen.

5. Zorg voor een veilige koppeling van netwerken

Door corona zitten veel bedrijven grotendeels in de cloud, maar dat is niet voor iedereen even compatibel, zeker niet voor thuiswerkers. Een voorbeeld: wie iets moet printen, loopt vaak onhandig te slepen met zo’n document: eerst naar jezelf mailen, daarna doorsturen naar de bedrijfsprinter. Andersom is vaak al net zo onpraktisch: een ingescand document wordt vaak ook eerst naar de eigen mailbox verstuurd, om vervolgens naar de cloud-applicatie te worden gesleept waar je het eigenlijk wilt hebben, bijvoorbeeld om te archiveren of een workflow te starten. Denk daarbij ook aan boekhoudpakketten en facturatie- of CRM-systemen. Dat is niet compliant met de processen die je als ondernemer hebt ingericht om security-incidenten te voorkomen. Veiligheid begint bij de hardware, die zelf in staat moet zijn om malware te signaleren, stoppen en daarna zichzelf te herstarten. Zeker nu werk en privé, maar ook vaste banen en flexwerk door elkaar heen lopen, is een veilige koppeling van netwerken essentieel.

6. Terug naar kantoor: wanneer wel en wanneer niet?

Misschien wordt de terugkeer naar kantoor nog wel moeilijker om te organiseren dan het moment dat we vorig jaar allemaal werden verplicht om thuis te gaan werken. Afspraken over wanneer mensen op kantoor zijn, worden heel belangrijk. Sociale interactie en efficiëntie worden belangrijk. Het ontbreken van reistijd is natuurlijk efficiënter, maar het persoonlijke contact kan er juist ook weer voor zorgen dat je tot betere en slimmere ideeën en oplossingen komt. Een tip tot slot: in de praktijk is het verstandig om als bedrijf een strategie te ontwikkelen over hybride werken. Daarin wordt duidelijk omschreven voor welke werkzaamheden het gewenst is om naar kantoor te komen en voor welke activiteiten niet.

Over hybride werken heeft Vodafone Business een heel praktisch e-book gemaakt. Meer weten?

Wie hybride werken voor zich laat werken, laat zijn medewerkers excelleren

Bijgaande oplossingen zijn te combineren.

Dé zakelijke beveiligingssoftware.

Iedere medewerker een passend abonnement.

De telefooncentrale in de cloud.

BusinessScan

Advies over uw digitale oplossingen

Beter en veiliger samenwerken met uw medewerkers? Slimmer bereikbaar zijn? Doe de Business Scan en krijg binnen 5 minuten gratis en vrijblijvend ICT-advies voor uw bedrijf.

Onderwerpen