Videokantoor: net echt, maar dan digitaal
Thuiswerken gaat prima, maar mist u het sociale aspect van kantoor ook wel eens? Vanuit dat vertrekpunt ontwikkelde ondernemer Mike Verbruggen de platformen Cowerkclub en Videokantoor. Leden van de Cowerkclub kunnen elkaar zonder afspraak zien en spreken op videokantoor.nl. Daarnaast kunnen bedrijven via een abonnement hun eigen afgeschermde videokantoor inrichten als een ‘always-on’ platform. De eerste klanten hebben hun videokantoor al geopend.
Twee ondernemers hebben een online tool ontwikkeld waarmee je digitaal naar kantoor gaat en contact kunt leggen of sparren met andere (zelfstandige) ondernemers of collega’s.
Videokantoor is een web-gebaseerd, rechttoe-rechtaan videoplatform voor online samenwerking en toevallige ontmoetingen. Verwacht geen grafisch nagebootst gebouw zoals Gather.Town, met virtuele ruimten waar je digitaal doorheen kunt laveren en functies kunt activeren. Het is een eenvoudig scherm met tab-blokjes waarop kantoorruimtes worden aangeduid. De ruimtes kun je via één klik betreden, waarna je personen live ontmoet. Het idee is dat je – net als in een echt gebouw – aanwezig en zichtbaar bent voor anderen. Je camera staat dus aan en de microfoon staat op mute als je niet spreekt.
Per ruimte gelden andere omgangsvormen en sociale codes. In een stiltekamer ben je stil aan het werk met anderen, terwijl je in de gang en op het dakterras iedereen kunt aanspreken. Zit je op de wc, dan zit je thuis ook echt op de wc en snappen mensen in bijvoorbeeld de vergaderruimte waarom je even weg bent.
De focusruimte als stok achter de deur
Kenmerkend is volgens Verbruggen ook de focusruimte, die tussen 10 en 12 en tussen 14 en 16 uur door de leden van de Cowerkclub wordt gebruikt: “Hier spreken mensen van tevoren af wat ze de komende uren gaan doen. Na een uur geeft iedereen een korte update en na twee uur vertelt iedereen of de gestelde doelen zijn behaald. Zie het werken in deze ruimte als een soort stok achter de deur om tijdens het thuiswerken niet af te dwalen naar sociale media of andere afleidingen. Je ziet elkaar aan het werk en je houdt elkaar scherp, zonder dat er gekletst wordt.”
Een gat in de markt
Inmiddels bestaat de Cowerkclub uit 113 leden and counting, terwijl elf bedrijven Videokantoor gebruiken als een interne tool voor samenwerking en sociaal contact. Mike Verbruggen geeft zichzelf samen met zijn zakelijke partner Bas Bakker een jaar om volledig te kunnen leven van Videokantoor.
Mike legt uit hoe hij tot Videokantoor kwam: “Platformen als Microsoft Teams en Zoom draaien om ingeplande meetings met een bepaald doel. Ik ontdekte dat een videoplatform dat 24 uur per dag aan staat en waarbij je direct en zonder gedoe elkaar kunt ontmoeten, niet bestond. Tegelijkertijd is zoiets heel relevant, als je bijvoorbeeld bedenkt dat 30 procent van de innovaties voortkomt uit toevallige ontmoetingen: bij het koffieapparaat in Videokantoor vinden informele gesprekken plaats die leiden tot de mooiste ideeën.”
Slechts tien regels programmacode
Toen Verbruggen het concept in zijn hoofd had, moest het natuurlijk nog wel worden ontwikkeld. “Van origine ben ik ontwerper, maar als ontwerper kun je tegenwoordig heel gemakkelijk zelf applicaties bouwen. Het leuke is namelijk dat de technologie zich zo snel heeft ontwikkeld dat je daarvoor nauwelijks nog zelf hoeft te kunnen programmeren. Videokantoor bestaat uit amper tien regels programmacode; de rest heb ik aan elkaar geklikt.”
“Bij het koffieapparaat in Videokantoor vinden informele gesprekken plaats die leiden tot de mooiste ideeën.”
Videokantoor is een vrij platform. Iedereen kan op kantoor zelf ruimtes toevoegen en benoemen en de host heeft geen invloed op waar iemand is. Ondernemend als hij is, gebruikte Martijn Aslander die vrijheid op een wel heel ludieke manier. Hij voegde op Videokantoor een muziekstudio toe waar hij door hem opgevraagde verzoeknummers van andere gebruikers afspeelt, daarbij gebruik makend van zijn muziekstudio thuis, zo vertelt Verbruggen.
Positieve reacties
De reacties van zowel de zzp’ers als bedrijven die Videokantoor gebruiken zijn positief. Daphne Lie, boekhouder en lid van de Cowerkclub, checkt regelmatig in bij Videokantoor. “In deze tijd van thuiswerken ontmoet je nergens nieuwe mensen. Bij Videokantoor heb ik veel spontane ontmoetingen en voer ik weer eens andere gesprekken. Iedereen is open, enthousiast en oprecht geïnteresseerd. Die praatjes zijn niet alleen gezellig, ze verbreden ook je blikveld.”
Een van de laatst toegetreden organisaties die Videokantoor als interne tool gebruikt, is HR-organisatie Noorderlink uit Groningen. Een secretaresse meldt: “Het is erg fijn om even om het hoekje te kunnen kijken om na te gaan of iemand beschikbaar is om iets te vragen.”
Een trainingsbureau koppelde terug dat Videokantoor in het bedrijf voor meer gelijkwaardigheid zorgt. Verbruggen: “Eerder waren de contacten met de medewerkers die dichtbij het bedrijf wonen en vaker langskwamen hechter dan met de medewerkers die verder weg wonen en meer thuiswerkten. Door het gebruik van één online video kantooromgeving verdwijnen die verschillen naar de achtergrond.”
Een kwestie van geduld
Zoals bij alle innovaties is het lastig om als startup meteen bedrijven te bewegen tot adoptie van Videokantoor als een extra online tool. Zij kunnen een demo aanvragen en de tool twee weken lang gratis uitproberen. Verbruggen: “Bedrijven denken vaak: we hebben al zoveel applicaties, we willen niet nóg een tool erbij. Binnen grotere organisaties krijgen we enthousiaste reacties van individuen, maar verzandt het bredere adoptie soms in de bureaucratie. Met dergelijke weerbarstigheid hebben alle startups te maken, maar wij geven onszelf zeker een jaar om dit project te laten slagen.”
Sociaal cement herstellen
In zijn blog op Hey.com legt Martijn Aslander uit waarom hij Videokantoor een goede kans van slagen geeft: “Eén van de zaken die ik het meest miste in corona-tijd, waren de toevallige, maar bovendien korte ontmoetingen. Er zijn een paar duizend mensen waar ik niet per se een vriendschapsrelatie mee onderhoud, maar die ik wel degelijk hogelijk waardeer. Contacten waarmee ik niet altijd een video-call afspraak wil maken of iets concreets wil bespreken, maar waar ik graag mee uitwissel of van leer. Dit zijn de weak ties waar Granovetter over publiceerde. Het sociale cement om ons heen. Mike Verbruggen heeft dat volgens mij opgelost.”
