Het gemak van de digitale receptie

Waarom moeten uw bezoekers zich nog ouderwets via een papiertje aanmelden bij uw  receptioniste, als dat ook sneller, slimmer, leuker en veiliger kan? Dat is de gedachte achter DigiReceptie, bedacht door ondernemer Timon Jacobs. “DigiReceptie is een moderne, professionele en volledig digitale vorm van bezoekersregistratie. Het proces van mensen uitnodigen, ontvangen en op de juiste manier registreren is wellicht een onderdeel van ondernemen waar je niet snel bij stil staat, maar het loont echt om dit te automatiseren.”

Jacobs noemt het uitnodigen en ontvangen van bezoekers het ‘visitekaartje’ van een onderneming. “Vaak is dat het eerste contact dat klanten of bezoekers hebben met een bedrijf. Ik denk dat professionaliseren de sleutel is van succesvol ondernemen en dat geldt zeker voor die eerste indruk: je wilt toch dat die perfect past bij je merkbeleving? Wij zien nog steeds grote verschillen bij bedrijven: dan kom je bij een onderneming waar ze hele innovatieve producten verkopen, maar als bezoeker moet je je nog steeds aanmelden op papier. Die hebben hun focus dan volledig op hun product en dat is begrijpelijk, maar eigenlijk is de klantbeleving net zo belangrijk.”

De professionaliseringsslag waar DigiReceptie voor kan zorgen, blijkt al uit de uitnodiging die bezoekers ontvangen. “Via ons systeem krijgt je bezoek een uitnodiging in de huisstijl van je bedrijf, voorzien van duidelijke informatie zodat zij bijvoorbeeld goed op de hoogte zijn van alle Covid-maatregelen die je treft. Daarover gesproken: na aankomst kunnen gasten zich contactloos – dus coronaproof – aanmelden door simpel een QR-code te scannen. Een eventuele coronatoets vindt vervolgens plaats zonder de betrokkenheid van je personeel, zodat zij op veilige afstand kunnen blijven en je toch een hele nauwkeurige registratie van de contactmomenten krijgt.”

Dat laatste is wel zo prettig als u onverhoopt de bezoekersregistratie moet overhandigen aan de GGD voor een contactonderzoek na een mogelijke uitbraak van Covid-19. “DigiReceptie zorgt ervoor dat ook dat proces veilig, eenvoudig en volledig digitaal – en op veilige afstand – kan worden geregeld. Sowieso is een sluitende bezoekersregistratie belangrijk voor de veiligheid in en om je bedrijf. Het is zelfs een verplicht onderdeel van een evacuatieplan: als er brand is, wil je immers met één druk op de knop weten wie er binnen is. Dat wil je als bedrijf gewoon goed op orde hebben.”

Daarnaast biedt DigiReceptie oplossingen rond een ander heet hangijzer van de laatste jaren: de privacy van je bezoekers. “Bij heel veel bedrijven ligt er gewoon nog papier op de balie, vaak zelfs open en bloot. Buiten het feit dat niet elke gast dat prettig zal vinden, strookt het ook niet helemaal met de strengere regels rondom privacy die sinds 2018 gelden, gebundeld in de AVG. DigiReceptie houdt rekening met al die regels, zodat je er in één klap geen omkijken meer naar hebt.”

De vraag blijft: waarom zou je een heel digitaal proces inrichten terwijl u – zoals veel bedrijven – al heel capabele mensen bij de receptie hebt staan? Is een menselijke ontvangst niet veel fijner en warmer voor bezoekers dan het scannen van een QR-code op een tablet? Dat klopt, beaamt Jacobs: “DigiReceptie is niet per definitie een vervanger van de mensen die je gasten normaal gesproken ontvangen. Ons systeem neemt eigenlijk alleen de saaie taken over, zoals het openen van de slagboom, papier klaar leggen, een nieuwe pen zoeken, het controleren of iemand het formulier juist heeft ingevuld, een medewerker bellen, een bezoekerspas uitdelen. In dat soort taken gaat jaarlijks zó veel tijd zitten en het is gewoon zonde om dat nog door mensen te laten doen.”